Обоснование временного перевода на вакантную должность. Временный перевод сотрудника

Работодатель не вправе оформить временный перевод с формулировкой: "До одного года", даже если работник на это согласен.

Условие о том, что в период одного года работодатель в любой момент вправе в одностороннем порядке прервать временный перевод и вернуть работника на прежнюю должность, будет неправомерно.

Обоснование: Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. По общему правилу перевод на другую работу возможен только с письменного согласия работника (по соглашению сторон), за исключением отдельных случаев (см. ч. 2 и 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ). Это закреплено в ст. 72, ч. 1 ст. 72.1, ст. 72.2 ТК РФ.

Итак, временный перевод на другую работу можно оформить по соглашению сторон, а в отдельных случаях — без согласия работника (см. ст. 72.2 ТК РФ, регламентирующую временный перевод).

По соглашению сторон, заключенному в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя. Перевод можно оформить как на вакантную должность (место работы), так и для замещения временно отсутствующего работника.

По общему правилу срок временного перевода не должен превышать один год. Исключение установлено для случая, когда перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. В этом случае срок перевода связан с выходом на работу замещаемого работника.

Закон прямо не устанавливает, как должен быть определен срок "до одного года". По нашему мнению, такая формулировка предполагает, что работодатель и работник должны согласовать конкретный срок перевода на другую работу. При этом срок должен быть определен в рамках одного года.

Недостаточно будет при переводе работника на другую работу указать, что перевод оформляется "до одного года". Ведь в законе указано, что если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Понятие "окончание срока перевода" предполагает, что временный перевод должен быть установлен на конкретный срок.

Дополнительно следует отметить, что ст. 72.2 ТК РФ, посвященная временному переводу, не предусматривает правового механизма, который бы позволил досрочно прекратить временный перевод в одностороннем порядке. Поэтому при временном переводе на другую работу по соглашению сторон завершить такой перевод можно также только по соглашению сторон. Инициатором досрочного завершения перевода может выступать как работник, так и работодатель. При этом не имеет значения, оформлен перевод на вакантное место работы или для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.

Работодатель намерен временно перевести работника на другую вакантную должность, при этом точный срок, на который потребуется перевод, неизвестен. Можно ли оформить временный перевод с формулировкой: «До одного года», если работник на это согласен? Допустимо ли оформить перевод с тем условием, что в период одного года работодатель в любой момент вправе в одностороннем порядке прервать временный перевод и вернуть работника на прежнюю должность?

Инструкция

Перевод может осуществляться по работника или по соглашению между работником и работодателем. В первом случае заявление с просьбой о переводе на вакантную должность, во втором – оформляется акт о предложении работы и составляется соглашение о внесении изменений в трудовой договор.

Как правило, работник выказывает желание (пишет заявление) на перевод с улучшением существенных . Это может быть более высоко оплачиваемая должность, расположение рабочего места ближе к месту проживания, уменьшение объема должностных обязанностей, выполнение работы по основному профилю образования и т.д.
Если же имеет место желание на перевод с ухудшением условий труда, лучше отразить в заявлении его причину.
Заявление о постоянном переводе на вакантную должность пишется в произвольной форме на имя руководителя организации. В нем желательно указать те ваши качества, которые позволяют претендовать на данную должность.

Если инициатива перевода исходит от работодателя, возможны два варианта:
выдвижение на вышестоящую должность;
перевод на нижеоплачиваемую должность.

Когда на предприятии освобождается должность руководителя любого уровня, на имя начальника предприятия службой управления персоналом оформляется представление. В нем излагается подробное обоснование назначения того или иного работника на эту должность. Очень важны такие сведения, как образование претендента, опыт работы, достижения на прежнем месте работы, наличие поощрений, возраст, прохождение курсов повышения квалификации и пр.
После изучения личного дела претендента, проведения собеседования, представление утверждается или отклоняется руководителем.

Необходимость в переводе на нижеоплачиваемую должность возникает в таких случаях, как:
невозможность продолжения работы в прежней должности по состоянию или по результатам ;
проведение сокращение штата или численности работников.
Если возникла необходимость такого перевода, работнику в письменной форме (акт о предложении работы) предлагается другая, нижеоплачиваемая работа. В случае согласия работник собственноручно подписывает акт.
Пример записи в акте: «на предложенную должность …… даю согласие». Ниже ставится число и подпись.

Специалист отдела кадров, получив утвержденное руководителем организации заявление или акт, оформляет все необходимые документы:
приказ по личному составу формы Т-5;
дополнительное соглашение к трудовому договору;
делает запись в трудовую книжку;
делает запись в личную карточку Т-2.
Со всеми документами работник знакомится под роспись.

Видео по теме

Полезный совет

Подписывая акт, внимательно читайте его содержание. Этот документ является законным основанием для перевода. Передумав, вы вряд ли сможете его оспорить.

Источники:

Помощь бизнесу.

Перевод на постоянное место работы может осуществляться внутри организации, а также от одного работодателя к другому. Постоянный перевод подразумевает изменение трудовой функции работника. При внутреннем переводе оформляется приказ и вносится запись в трудовую книжку, при внешнем – сотруднику необходимо пройти процедуру увольнения у одного работодателя, прием – у другого.

Вам понадобится

- документы работника;
- документы предприятий;
- печати предприятий;
- бланки соответствующих документов;
- ручка;
- Трудовой Кодекс РФ.

Инструкция

В случае если осуществляется перевод к другому работодателю, то директор, предприятия, желающий принять на работу в свою организацию, пишет письмо-приглашение на имя директора компании, где в настоящее время трудится работник. В документе работодатель указывает фамилию, имя, отчество сотрудника, занимаемую им должность, дату, с которой руководитель предполагает произвести прием на работу данного специалиста. Присваивает письму номер и дату, заверяет его печатью фирмы и подписью первого лица организации.

Нынешний работодатель пишет письмо-представление новому работодателю о переводе и прикладывает характеристику на сотрудника по необходимости. Директор предприятия, желающий принять на работу данного работника, пишет письмо-ответ о своем согласии, заверенное печатью организации и подписью руководителя предприятия.

Составьте уведомление о переводе данного специалиста к другому работодателю за два месяца до осуществления перевода. Получите письменное согласие сотрудника в виде ознакомления с данным уведомлением.

Составьте приказ об увольнении переводом, ссылаясь на статью 77 Трудового Кодекса РФ. Заверьте документ печатью предприятия, подписью директора предприятия. Ознакомьте работника с приказом под роспись.

По истечении двух месяцев сделайте запись в трудовой книжке работника об увольнении переводом в другую организацию, выдайте денежные средства под расчет, закройте личную карточку на сотрудника.

Получив трудовую книжку на руки, у другого работодателя работник пишет заявление о приеме на работу, с ним заключается трудовой договор без установления испытательного срока, издается приказ о приеме на должности переводом с другой организации. В трудовой книжке специалиста делается соответствующая запись, заводится личная карточка на гражданина.

Если перевод осуществляет внутри организации, то вам необходимо уведомить работника в письменном виде о предстоящем переводе за два месяца до предполагаемой даты перевода. Свое согласие работник может написать в виде заявления или ознакомления с уведомлением с датой и подписью.

Заключите дополнительное соглашение к договору об изменении обязанностей работника. На основании соглашения составьте приказ, в котором укажите занимаемую должность сотрудника, его фамилию, имя, отчество, а также название должности, структурного подразделения, куда специалист, укажите сумму оклада.

Сделайте запись в трудовой книжке работника о переводе с указанием должности и структурного подразделения, где будет трудиться сотрудник. В основаниях впишите номер и дату приказа о переводе.

Источники:

Перевод на другую работу

Если работник решил перейти в другой отдел в целях дальнейшего карьерного роста, работодателю необходимо принять от него заявление о переводе. Кадровые служащие должны оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Директору следует издать приказ, а на его основании кадровикам нужно внести изменения в личную карточку сотрудника и трудовую книжку.

Вам понадобится

- документы сотрудника;
- документы предприятия;
- трудовое законодательство;
- печать организации;
- штатное расписание;
- бланк приказ о переводе;
- трудовое договор;
- кадровые документы.

Инструкция

Перевод из одного отдела (структурного подразделения) в другой без изменения должности и обязанностей по ней перемещением. Для осуществления такой процедуры сотруднику следует написать адресованное на имя директора заявление. В нем работником прописывается просьба о возможности перевода из одного структурного подразделения в другое. Заявление нумеруется, датируется. Руководитель предприятия должен выразить свое решение в виде резолюции, которая содержит дату, подпись, факт перевода.

Заключите с работником дополнительное соглашение. В нем пропишите название отдела, в который следует перевести сотрудника, название должности при этом изменять не нужно, так перемещение специалиста нужно осуществлять на такую же должность, которую он занимал до момента перевода. Размер выплат будет соответствовать сумме заработной платы, которую он получал до настоящего момента. Проведите заверку соглашения к трудовому договору. На нем ставится подпись директора или другого уполномоченного лица, печать компании, а также подпись перемещаемого сотрудника.

На основании соглашения к договору директору компании нужно издать приказ о переводе. В шапке документа прописывается название предприятия, номер и дата составления, город расположения. Тема приказа будет соответствовать перемещению из одного отдела в другой (укажите их наименования). В содержательной (распорядительной) части напишите персональные данные работника, его должность, табельный номер. Затем впишите название должности, на которую он перемещается, оклад, доплату, премию по ней в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Заверьте приказ подписью единоличного исполнительного органа, печатью компании. Ознакомьте работника с документом, в необходимой строке он ставит свою подпись, дату. На оборотной стороне приказа визы проставляются руководителями обоих структурных подразделений (куда и откуда производится перевод), юристом, директором.

Название отдела, в который переместился работник, кадровики изменяют во втором разделе личной карточки, в трудовой книжке сотрудника. Заверки записи не требуют.

Видео по теме

Нередко руководители разных компаний сталкиваются с тем, что важные и значимые работники, занимающие специфические должности в фирме, прекращают работу по собственной инициативе, медицинским показаниям или по другой причине. Найти нового специалиста на его место достаточно сложно, поэтому чтобы оно не пустовало, осуществляется временный перевод на вакантную должность другого сотрудника предприятия. Процедура может выполняться только с разрешения работника компании.

Понятие перевода

Все виды переводов в пределах одной компании перечисляются в ст. 72 ТК. Здесь указывается, что возможен временный перевод сотрудника на освободившую должность до того момента, пока не будет найден новый работник. При этом учитываются некоторые правила процесса:

срок такого перевода не может превышать 1 года;
переводимый работник должен составить письменное согласие на этот процесс, причем даже в случае, если планируется работа на новой должности только в течение нескольких дней;
работодатель должен грамотно оформить такую процедуру, для чего им издается соответствующий приказ по форме Т-5.

Если в конце срока работодатель не предпринимает какие-либо действия для отмены перевода, а работник не хочет возвращаться на прежнее место работы, то новая должность становится для него постоянной.

Виды переводов

Переводы сотрудников могут быть временными или постоянными, а также внутри одной компании или между разными организациями. Обстоятельства зависят от конкретной ситуации. Вид временного перевода на вакантную должность может быть обусловлен следующими причинами:

возникновение аварии в компании;
выход другого работника, занимающего эту должность, в декрет, а при этом руководитель предприятия не смог найти замену;
по медицинским рекомендациям сотрудник, занимающий такую должность, переводится в другой филиал или на другое рабочее место;
увольнение работников;
возникновение техногенных или природных катастроф.

Такой перевод должен осуществляться на ограниченный период времени. В процессе составления приказа непременно вносится информация о сроках. При таких условиях не вносятся какие-либо изменения в трудовой договор работника. Но с ним может составляться дополнительное соглашение.

Как официально фиксируется?

Так как человек будет выполнять обязанности другого специалиста в течение определенного периода времени, то руководитель предприятия должен грамотно зафиксировать изменение должностных обязанностей, графика работы и других параметров сотрудничества. Для этого используются разные официальные документы:

приказ об оформлении перевода на вакантную должность;
дополнительное соглашение, в котором перечисляются все полномочия и обязанности, которыми наделяется сотрудник предприятия при переводе на новую должность;
должностные инструкции.

Существуют некоторые ситуации, при которых разрешается перевод даже при отсутствии согласия со стороны сотрудника. Это допускается только при возникновении разных несчастных случаев, катастроф или иных непредвиденных событий.

Срок перевода

Временный перевод на вакантную должность должен осуществляться до того момента, пока не будет найден другой работник на это место. Это обусловлено тем, что такая должность является свободной, поэтому требуется только найти нужного специалиста. В течение всего времени, когда осуществляется поиск, другой специалист компании может справляться с поставленными задачами.

По закону срок временного перевода на другую должность не должен превышать 12 месяцев. Но в определенных ситуациях допускается продлевать этот период времени. Например, если происходит замещение работницы, вышедшей в декретный отпуск. Независимо от срока перевода требуется грамотно выполнить процедуру, для чего работодателем оформляются разные официальные бумаги.

Получение согласия от работника

Временный перевод на вакантную должность может осуществляться исключительно при наличии согласии на эту процедуру со стороны работника. Для этого учитываются следующие моменты:

первоначально руководитель компании должен предложить сотруднику перевод, для чего передает работнику документы, подтверждающие необходимость в этом процессе;
предоставляются документы, имеющие отношение к этой вакантной должности, чтобы человек смог определиться, сможет ли он справиться с конкретными должностными обязанностями;
если сотрудник соглашается на перевод, то им формируется письменное согласие.

Согласие может составляться в свободной форме. Именно наличие этого документа выступает в качестве подстраховки руководителя компании, поэтому он может быть уверенным в том, что в будущем сотрудник не попытается оспорить перевод. Составляется согласие на имя директора фирмы.

Правила издания приказа

Временный перевод на другую должность непременно сопровождается изданием приказа директором предприятия. Документ составляется по форме Т-5. В него вносятся следующие сведения:

наименование и реквизиты компании;
сведения о сотруднике, который переводится на новую должность;
причина для выполнения этого процесса;
срок, в течение которого работник будет справляться со своими обязанностями на новой должности;
указывается характер планируемого перевода;
приводится информация об отделе, в который перейдет работник;
прописывается заработная плата, которую будет получать сотрудник на этой должности;
указывается дата составления;
ставится подпись руководителя.

Переводимый сотрудник знакомится с этим документом под роспись. После этого составляется дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника. В нем указывается, какие должностные обязанности будет выполнять работник на новом месте. При необходимости вносятся нужные сведения в учетную документацию предприятия. Копия приказа прикладывается к личному делу, что подтверждает временный перевод сотрудника на вакантную должность. Если будут нарушены правила процесса, то действия работодателя можно легко оспорить.

Особенно много внимания должно уделяться на издание приказа о временном переводе работника на вакантную должность. Образец этого документа можно изучить ниже.

Правила составления дополнительного соглашения

Даже при временном переводе временного работника на вакантную должность придется составлять дополнительное соглашение к имеющемуся трудовому договору. Это обусловлено тем, что специалисту придется справляться с обязанностями, которые не предусматриваются его прежним контрактом. При формировании соглашения учитываются правила:

в нем непосредственно указывается, по каким причинам изменяются условия работы сотрудника;
приводятся все обязанности и полномочия, появляющиеся у работника на новой должности;
документ составляется в двух экземплярах, которые далее подписываются руководителем фирмы и сотрудником;
на этих соглашениях ставится печать компании;
срок действия этого документа должен совпадать с периодом, на который осуществляется перевод.

Работник перед подписанием такого соглашения должен убедиться в правильности составления документа.

Указываются ли какие-либо сведения в трудовой книжке?

Руководители компаний должны разбираться в том, как правильно оформить временный перевод на вакантную должность. Для этого важно грамотно подготовить официальные документы. На основании ст. 66 ТК временный перевод не является значимым событием, которое должно отмечаться в трудовой книжке.

Поэтому при выполнении этого процесса не требуется вносить запись в трудовую книжку. Но если после окончания установленного срока работник продолжает осуществлять деятельность на новой должности, то она становится для него постоянным местом работы. В этом случае временный перевод становится постоянным, поэтому соответствующие сведения вносятся в трудовую книжку.

Во время внесения записи учитывается дата, когда фактически работник вступил в новую должность. Поэтому делается запись уже после того, как сотрудник отработал некоторое время на новом месте. В документ вносятся сведения о приказе о временном переводе на вакантную должность, а также о приказе о постоянном переводе, который должен дополнительно издаваться руководителем предприятия.

Как возвращается сотрудник на постоянное место работы?

Как только закончится срок, на который работник переводился на вакантную должность, осуществляется его возврат на прежнее место работы. Это выполняется в тот момент, когда директор компании находит другого специалиста на это свободное место работы. В законодательстве отсутствуют четкие требования к тому, как грамотно оформляется возвращение сотрудника к своей прежней деятельности.

Специалисты рекомендуют для этих целей издавать еще один приказ. Этот документ подписывается всеми заинтересованными лицами, чтобы в будущем не возникало каких-либо спорных ситуаций. Приказ может издаваться в свободной форме. В него включаются следующие сведения:

информация о компании и конкретном сотруднике;
приводятся сведения о том, что работник возвращается на прежнюю должность;
указывается дата возвращения;
прописывается должность, которую занимал человек временно;
ставится подпись руководителя предприятия и самого сотрудника.

Обязательно с этим документом должен ознакомиться работник предприятия.

Может ли перевод стать постоянным?

После окончания срока, на который сотрудник переводился на вакантную должность, требуется грамотно оформить его возвращение на прежнее место работы. Если работодатель не будет предпринимать для этого какие-либо действия, то автоматически перевод становится постоянным, поэтому требуется внесение соответствующих сведений в трудовую книжку работника.

При таких условиях составляется еще одно дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывается, что перевод становится постоянным. Руководитель фирмы издает еще один приказ.

Так как перевод выполнялся на вакантную должность, то постоянным такой переход становится только через один год. Без грамотного оформления разных документов такая процедура может легко признаваться незаконной.

Может ли работник отказаться?

Любой перевод без веских оснований может осуществляться только при наличии согласия на этот процесс самого работника. Если возникают разные катастрофы или производственная необходимость, то даже в этом случае перевод без согласия возможен исключительно на один месяц, после чего сотрудник должен возвращаться к своей прежней работе.

Если человек не соглашается на работу на вакантной должности в течение ограниченного периода времени, то за это работодатель не имеет права привлекать его к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно расторгать с ним трудовой договор. При таких условиях работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. Если директор шантажирует или угрожает, то придется составлять заявление в полицию. Для взыскания компенсации морального вреда подается иск в суд.

Заключение

Перевод сотрудника на вакантную должность на временной основе может понадобиться по разным основаниям. Процедура должна выполняться с одновременным составлением разных официальных документов. Обязательно требуется согласие на перевод от работника фирмы.

На вакантную должность можно перевести максимально на один год. После этого допускается переоформить постоянный перевод. Необходимо соблюдать все нюансы данной процедуры, это позволит работодателю избежать проблем с законодательством.

Отсутствие сотрудника на работе или пустующая вакансия неблагоприятно сказываются на производственном процессе. Чтобы сотрудники фирмы не «потерялись» в обязанностях пустующей должности, на нее можно временно переместить более подходящего работника.

Трудовое законодательство определяет временный перевод как изменение у сотрудника на определенный срок трудовой функции или структурного подразделения при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с организацией. В пункте 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. указывается, что под структурными подразделениями организации следует понимать ее филиалы, представительства, отделы, цеха, участки и т. д. А под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Между тем сотрудника можно перевести в другое структурное подразделение, только если оно указано в трудовом договоре.

Такой перевод является действенным способом замещения вакантной должности или временно отсутствующего сотрудника.

Получите согласие

Временный перевод работника происходит в соответствии с положениями статьи 72.2 Трудового кодекса. Перевод может быть осуществлен как с согласия сотрудника, так и без такового.

Однако в последнем случае перевод можно произвести, только если произошли катастрофы природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия (эпизоотия) и в любых других случаях, ставящих под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия всего населения (его части).

Также временный перевод без волеизъявления сотрудника работодатель может осуществить во время простоя, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества. В данном случае перевод не может быть произведен на работу, которая требует более низкой квалификации, а срок пребывания на новой должности не должен превышать одного месяца.

В соответствии с частью 4 статьи 72.1 Трудового кодекса запрещается переводить сотрудника на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья. Если же противопоказаний нет, то с его согласия работник может быть переведен на работу с вредными условиями труда.

Особенности временного перевода

Работодатель практически всегда осуществляет перевод сотрудника в своих интересах. Например, повысить производительность или заменить на время сотрудника, выполнение обязанностей которого необходимо для компании.

Работник в свою очередь при переводе стремится к развитию карьеры, повышению заработной платы.

На работодателя не наложена обязанность заменять временно отсутствующего работника. Данное решение принимается организацией самостоятельно исходя из нужд производства. При этом и сотрудник не лишен возможности предложить работодателю произвести временный перевод. Например, если трудовые обязанности отсутствующего сотрудника выполняют сразу несколько человек, что мешает нормальной работе.

Внимание

Если сотрудник согласился на временный перевод и оформлены все необходимые документы, то работник полностью перестает выполнять свои обязанности и начинает работать на другой должности.

Одно из самых важных свойств, которое присуще временному переводу - это срочный характер. В соответствии с частью 1 статьи 72.2 Трудового кодекса временный перевод осуществляется на срок до одного года. Единственное исключение законодатели сделали для перевода сотрудника, который будет замещать временно отсутствующего работника (за ним сохраняется должность) до его выхода на работу. Моментом окончания перевода будет являться дата, которая предшествует дню выхода основного сотрудника.

Заработная плата при переводе устанавливается по соглашению сторон. Чаще всего сумма оплаты определяется в соответствии с новой должностью. Однако при переводе на менее квалифицированную работу может быть сохранен прежний оклад или осуществляться доплата.

Если временный перевод был осуществлен без согласия работника, то заработная плата должна выплачиваться не ниже среднего заработка, который получал сотрудник на предыдущей должности.

Работодатель при временном переводе должен соблюсти все формальности, так как у сотрудника изменяется трудовая функция, зарплата, нередко место работы и т. п.

Оформление документации

В большинстве случаев инициатором временного перевода является работодатель. Он должен сделать соответствующее предложение сотруднику. Данное предложение может быть оформлено как в письменном, так и устном виде.

Более рационально все же оформить предложение письменно, так как в итоге оно будет являться официальным документом.

При составлении предложения в нем следует указать новую должность (структурное подразделение, место нахождения организации), предположительный срок перевода, время, в течение которого работодатель просит сотрудника дать ответ на предложение.

Сроков для передачи этого документа работнику не предусмотрено.

Согласие или отказ также оформляется в письменном виде в свободной форме отдельным документом или в самом предложении, если в нем были предусмотрены специальные графы.

После получения согласия работника на временный перевод следует составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Данный документ оформляется в двух экземплярах и подписывается как работодателем, так и сотрудником. Каждой стороне вручается по экземпляру.

В дополнительном соглашении указывается:

дата и место составления;
название организации;
работник, переводимый на другую работу;
должность сотрудника;
причина перевода и замещаемая должность;
срок временного перевода;
документы, которыми должен руководствоваться сотрудник при исполнении новых обязанностей;
размер заработной платы;
реквизиты сторон.

В пункте о причине перевода могут содержаться различные формулировки. Например:

«В связи с временным отсутствием главного бухгалтера И.И. Иванова по причине нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске бухгалтер П.П. Петров временно переводится на должность главного бухгалтера».

Также можно прописать следующее: «В связи с отсутствием кандидатов на вакантную должность руководителя юридического отдела на данную должность временно переводится юрист С.С. Сидоров».

При оформлении пункта о сроке перевода, когда замещается вакантная должность (временный перевод осуществляется на срок до одного года), используются следующие формулировки:

«Стороны установили, что срок действия дополнительного соглашения заканчивается 11 марта 2013 года» или «Стороны определили, что дополнительное соглашение будет действовать до занятия вакантной должности постоянным сотрудником».

В случае, когда происходит замещение временно отсутствующего работника и прекращение временного перевода зависит от факта выхода данного сотрудника (из ежегодного оплачиваемого или учебного отпуска, возвращения из командировки, окончания периода нетрудоспособности и т. д.), то в соглашении следует указать условие, при наступлении которого его действие прекращается. Например:

«Дополнительное соглашение прекращает свое действие, а сотрудник Е.Е. Егоров возвращается в должность заместителя отдела по маркетингу до даты выхода на работу начальника отдела по маркетингу С.С. Сидоровой».

Причиной для прописания условий, а не конкретных дат является в большинстве случаев невозможность точно знать дату выхода основного работника. Так, сотрудника на вакантную должность можно найти в течение пары месяцев, а иногда на это уходит и более полугода. Между тем сотрудник, который был в командировке, может раньше из нее вернуться или наоборот, задержаться.

Далее работодатель обязан издать приказ о переводе работника на другую работу, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 приказ оформляется по унифицированным формам № Т-5 или № Т-5а.

При заполнении данных форм следует обратить внимание на реквизит «Перевести на другую работу». В нем графа «Дата» заполняется с учетом формулировки о сроке перевода. Так, в поле «с» проставляется дата, с которой сотрудник приступает к осуществлению обязанностей на новой работе, а в поле «по» ставится либо прочерк (конечная дата не определена), либо дата окончания срока работы.

Следующим этапом оформления является внесение информации в личную карточку работника по форма № Т-2 утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее - постановление Госкомстата). Основанием для внесения записей является приказ о переводе на другую работу. В данном случае необходимо заполнить раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью работника нужно ознакомить под роспись.

Некоторые специалисты придерживаются мнения, что личную карточку заполнять не следует. Однако в разделе о заполнении приказа по указанной форме № Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата, указано, что на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу в том числе делаются отметки в личной карточке работника.

После оформления всех вышеперечисленных документов сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией (под роспись). Если этого требуют условия труда, также проводится инструктаж по технике безопасности, охране труда, заключается договор о материальной ответственности и т. д.

В соответствии с положениями трудового законодательства и пункта 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится.

Старое лучше нового

При выходе на работу основного сотрудника, временно замещающий работник должен вернуться к исполнению своих старых обязанностей. В Трудовом кодексе не содержится положений о том, как следует оформлять возвращение сотрудника на старую должность. Во избежание спорных ситуаций прежде всего необходимо направить сотруднику уведомление о выходе на работу основного работника, которое составляется в произвольной форме.

Уведомление может содержать следующую формулировку:

«17 февраля 2013 года выходит на работу начальник отдела маркетинга С.С. Сидорова. В связи с этим предоставляем вам прежнее место работы в должности заместителя начальника отдела, к исполнению обязанностей которого вы должны приступить с 16 февраля 2013 года».

Также следует издать приказ о прекращении исполнения временных обязанностей и возвращении старой должности. Оно оформляется в произвольной форме. Далее в раздел III личной карточки сотрудника вносятся изменения, то есть отмечается возвращение предыдущей должности.

И.Р. Светличная - юрист, эксперт журнала "Практическая бухгалтерия"