Сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств. Проведение инвентаризации имущества и обязательств

Проводить периодические инвентаризации наличия имущества и состояния расчетов является обязанностью каждой компании. Как правило, процедура эта осуществляется перед составлением годовой финансовой отчетности. Разберемся в нюансах этого процесса, довольно трудоемкого, но необходимого для грамотной организации учета фирмы и контроля сохранности активов и расчетных операций.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: подготовка и документальное оформление

Необходимость проведения инвентаризаций предусмотрена ст. 11 закона «О бухучете» от 06.12.2011№ 402-ФЗ. Правила проведения инвентаризации имущества и финобязательств установлены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Проверке в плановом порядке подвергаются все активы и обязательства, имеющиеся в компании.

К имуществу относят:

ОС и НМА;

финансовые вложения;
производственные запасы – материалы, топливо, сырье;
готовую продукцию;
инвентарь;
деньги и прочие активы.

Обязательства фирмы обычно представлены:

задолженностью перед кредиторами – поставщиками, бюджетом, банками, персоналом, фондами;
дебиторской задолженностью;
сформированными резервами.

Порядок и сроки осуществления инвентаризации имущества и финансовых обязательств устанавливается руководителем фирмы, кроме ситуаций, когда проводится проверка, инициированная следственными органами, вышестоящими организациями и т.п. Обязательными считаются инвентаризации, проводимые перед составлением годовой бухотчетности, а также по какому-либо поводу – например, при смене материально-ответственных сотрудников , злоупотреблениях ответственных или должностных лиц, при передаче активов в аренду или при их продаже, после стихийных бедствий или хищений.

Процедура инвентаризации начинается с распоряжения руководителя (приказа об инвентаризации), в котором:

определяется перечень видов имущества, подлежащих инвентаризации;
назначается инвентаризационная комиссия с перечислением должностей и ФИО участвующих (для каждой из групп проверяемых активов или расчетов). Подобные постоянно действующие комиссии создаются на предприятии приказом администрации, в их состав входят специалисты разных отделов – технологи, финансисты, инженеры, при необходимости – независимые аудиторы. При проведении инвентаризации обязательным является присутствие всех членов комиссии;
определяется круг лиц, ответственных за оформление и подготовку документов по инвентаризации;
назначаются сроки проведения проверок и представления оформленных результатов.

Проведение инвентаризации любых активов предваряется выведением их учетных остатков на дату проверки. Процедура инвентаризации представляет собой сравнение имеющихся в наличии активов с данными бухучета.

Инвентаризация финансовых обязательств

Необходимость проведении проверки финобязательств продиктована нормами Положения по ведению бухучета (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), которое исключает наличие в учете фирмы несогласованности по расчетам с контрагентами и расхождения в оперируемых суммах. Согласно письму Минфина РФ № 07-02-18/01 от 09.01.2013 плановые проверки состояния расчетов проводятся на 31 декабря, т. е. непосредственно по окончании года. А вот реорганизация компании потребует внеплановой инвентаризации , дата которой назначается в соответствии с планом преобразующих мероприятий.

Проверка расчетов с кредиторами и дебиторами проводится сравнением учетных данных по остаткам задолженностей с данными актов сверки с контрагентами. В них указывается сумма задолженности, момент ее образования, промежуточные расчеты, размер долга на определенную дату. Составляется акт в 2-х экземплярах (по одному каждой стороне), и становится правомочным документом при заверении его обеими сторонами.

Аналогично сверке расчетов с контрагентами, проводятся инвентаризации по остальным обязательствам – резервам, расчетам с сотрудниками и др. Проверки по видам обязательств проводятся в отдельности по каждому из них и в разрезе по позициям.

Оформление документов по итогам инвентаризации

Информация о наличии активов и достоверности учитываемых обязательств фиксируется в инвентаризационных описях или актах инвентаризации. Заполняют их по определенным правилам: на каждой странице подсчитывают число проверенных позиций и их суммарный итог в натуральных и денежных значениях. Пустые строки обязательно прочеркиваются.

Установленные расхождения фактических данных от учетных записываются в сличительных ведомостях. На основе полученных объяснений ответственных лиц руководитель принимает решение о способах списания недостач. Излишки имущества приходуются.

Для оформления итогов проверки разных категорий имущества могут применяться унифицированные формы документации по инвентаризации активов и обязательств (инвентаризационные описи по основным средствам № ИНВ-1, по ТМЦ № ИНВ-3, акты инвентаризации ТМЦ отгруженных № ИНВ-4, наличных денег № ИНВ-15, расчетов с контрагентами № ИНВ-17 и другие). Результаты проверок по группам активов и обязательств обобщаются в ведомости № ИНВ-26. В ней отражаются сведения о расхождениях и порядок их устранения в соответствии с распоряжением руководителя

И финансовых обязательств организации осуществляется, как правило, перед сдачей отчетности по итогам года. Эта процедура имеет ряд особенностей. Рассмотрим их в статье.

Общие сведения

Проведение инвентаризации имущества организации представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости материальных ценностей. Информация о них содержится в соответствующей документации. На предприятии предусматривается специальный отдел, ведущий бухгалтерский учет. Инвентаризации имущества организации предшествует издание соответствующего приказа. В этом документе указываются основания для осуществления этой процедуры, назначается комиссия. В приказе также указываются сроки на выполнение работ. Инвентаризации имущества организации могут осуществляться как планово, так и внепланово.

Задачи

Инвентаризация имущества организации необходима:

Для установления фактического наличия материальных ценностей.
Сравнения полученных данных со сведениями бухгалтерской отчетности.
Выявления некондиционных ресурсов, формирования мотивированных заключений, подготовки документации для их списания или уценки. При осуществлении этих процедур могут привлекаться необходимые специалисты и компетентные структуры.
Определения виновных при обнаружении излишков, недостач, порчи имущества.
Проверки полноты и достоверности отображения имущества и обязательств, соблюдения контрагентами договорных сроков, применения мер по взысканию и погашению задолженностей, списанию их по окончании срока давности.

Классификация

Существуют различные виды инвентаризации имущества и обязательств организации. Например, процедуры могут быть частичными, выборочными, полными, периодическими. Между тем проверить достоверность и полноту отчетности, выявить, насколько содержание данных и соответствует фактическому положению дел, позволяет сплошная инвентаризация имущества организации. Она является обязательной в соответствии с п. 7 инструкции, регламентирующей правила составления и представления итоговых (месячных, квартальных, годовых) показателей. Инвентаризация имущества организации, оформление ее результатов осуществляются в соответствии с методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина № 49 от 13.06.1995 г.

Общие правила

Организация инвентаризации имущества осуществляется в отношении материальных ценностей, вне зависимости от места их расположения. Процедура распространяется на производственные запасы и прочие которые не принадлежат предприятию, но находятся на хранении, в аренде, получены для переработки и пр. Инвентаризация проводится и в отношении неучтенного имущества. Ревизия осуществляется по месту нахождения материальных ценностей. Это может быть цех, мастерская, производственный участок, лаборатория и так далее. Порядок проведения инвентаризации имущества организации включает в себя следующие стадии:

Издание приказа.
Проверка и опись.
Документальное оформление.
Сопоставление данных.
Составление заключения.

Приказ

Он должен быть принят заблаговременно, чтобы организация инвентаризации имущества не стала для сотрудников и ответственных лиц неожиданностью и они смогли бы к ней подготовиться. В приказе указывается состав комиссии, ее председатель, объекты, в отношении которых будет осуществляться ревизия, ее сроки. Документ можно составить по форме, приведенной в методических указаниях. Приказ регистрируется в книге контроля.

Комиссия

В качестве ее членов могут выступать административные работники, бухгалтеры, прочие специалисты, которые имеют соответствующую компетенцию и профессиональные навыки для оценки состояния обязательств и имущества предприятия. Не допускается включение в состав комиссии материально ответственных лиц. В случае отсутствия хотя бы одного из назначенных членов результаты ревизии могут быть признаны недействительными. Это особенно актуально в случаях, когда организация инвентаризации имущества направлена на выявление виновных в краже, порче материальных ценностей, проверка осуществляется при смене материально-ответственных лиц, а также при передаче заключения в суд.

При большом количестве объектов проверки могут формироваться рабочие комиссии. Они находятся в подчинении председателя постоянно действующей основной группы ревизоров. В задачи рабочих комиссий входит не только проверка состояния и наличия материальных ценностей. Они вправе вносить предложения по улучшению контроля, хранения, приемки, отпуска имущества.

Сдача материалов

Организация инвентаризации имущества предполагает определение остатков материальных ценностей и существующих задолженностей по документам. Для этого члены ревизионной комиссии изучают все приходно-расходные ведомости, отчеты о движении объектов и средств. Председателем визируются все документы, которые приложены к реестрам. При этом делается отметка с указанием даты инвентаризации. Это выступает в качестве основания для определения бухгалтерией остатков материальных ценностей к началу процедуры.

Важный момент

Перед тем как провести инвентаризацию имущества организации, материально-ответственные служащие представляют расписки в том, что вся расходно-приходная документация сдана в бухгалтерию либо передана комиссии, а также что все поступившие объекты были оприходованы, а выбывшие - списаны. Такие же бумаги составляют лица, которые имеют подотчетные суммы либо доверенности на приобретение/получение материальных ценностей. Проверку фактического наличия имущества выполняют при обязательном присутствии ответственных служащих. В случае их смены принявшие лица расписываются в описи о получении. На момент проверки все операции с объектами прекращаются. В случае поступления материальных ценностей в процессе ревизии их размещают отдельно и составляют на них опись. Если инвентаризация проводится несколько дней, помещения с имуществом опечатываются.

Проверка материальных ценностей

Как правило, она выполняется сплошным методом. Он предполагает пересчет абсолютно всех ценностей. Данный процесс достаточно трудоемок. В правилах проведения инвентаризации допускается применение упрощенных методов проверки только в исключительных случаях. К примеру, такие способы разрешены при ревизии товаров и материалов, находящихся в неповрежденной таре поставщика. В этом случае количество объектов может устанавливаться на основании сопроводительной документации при обязательной ревизии в натуре. В случае если по результатам выборочной проверки будет выявлено расхождение между показателями, отраженными в маркировке либо спецификации поставщиков, и фактическим наличием ценностей, комиссия обязана осуществить сплошную (полную) инвентаризацию.

Ревизия задолженностей

Инвентаризация обязательств предприятия представляет собой сверку данных по расчетам с заказчиками/подрядчиками. В ходе ревизии проверяется обоснованность возникновения задолженностей (наличие первичной документации), правильность расчетов и формирования конечного остатка на дату осуществления процедуры. В случае необходимости комиссия вправе запросить Его данные сравниваются с информацией из бухгалтерского учета предприятия.

Составление описей и актов

В инструкции № 25н (приложение 3) предусматриваются отдельные формы документов для каждого объекта ревизии. Бланки описей предприятие вправе разработать и самостоятельно. В этом случае в формах могут присутствовать дополнительные реквизиты и величины, в которых учитывается специфика отражения информации по материальным ценностям и особенности их хранения. Однако в любом случае на таких бланках должны быть показатели, установленные приложением 3. В акты и описи инвентаризации вносятся данные по фактическому наличию имущества и реально принятых на учет обязательств. За обеспечение полноты и точности внесения информации отвечает ревизионная комиссия. Каждая опись составляется как минимум в 2 экземплярах.

Специфика заполнения

Названия объектов инвентаризации указываются в соответствии с номенклатурой и в единицах, принятых в учете. На каждом листе указывается количество ценностей (прописью) и общее число в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких величинах (килограммах, штуках, метрах и пр.) они показаны. При допущении ошибок их исправление осуществляется во всех экземплярах путем зачеркивания неверных записей и проставления правильных сверху. При этом ставятся подписи членов комиссии и материально ответственных лиц. Не допускается оставлять в описях незаполненные графы. Пустые строки на последних страницах перечеркиваются. Отдельные описи должны составляться на имущество, которое находится в аренде, на ответственном хранении либо получено для переработки. Один экземпляр документа подлежит отправке собственнику материальных ценностей. На последней странице делается отметка о проверке таксировки, цен и подсчета результатов. Она удостоверяется всеми членами комиссии и материально ответственными сотрудниками. После проведения процедуры последние дают расписку в том, что проверка была проведена в их присутствии, у них нет претензий к ревизорам и они приняли имущество на ответственное хранение.

Сопоставление данных

Акты и описи, подписанные членами ревизионной комиссии, передаются бухгалтерии. В ней проверяется правильность оформления и подсчетов, осуществляется сравнение фактических данных с показателями отчетности. В случае выявления отклонений составляется ведомость расхождений по форме 0504092. В этом документе должны быть отражены следующие сведения:

Недостача в пределах и свыше нормированных величин естественной убыли в стоимостном и количественном выражении.
Рыночная цена объекта, разница между ней и балансовой стоимостью.
Излишки в стоимостном и количественном выражении.

Количество экземпляров ведомости - не меньше 2. При сравнении показателей следует принимать во внимание пересортицу ценностей, суммовые разницы, возникшие в результате нее. Кроме этого, следует списать потери в пределах нормированных величин естественной убыли. Результаты ревизии фиксируются в Для каждого типа материальных ценностей заполняются отдельные формы.

Документы

В процессе инвентаризации используются описи:

Ответственность

Сведения бухгалтерской отчетной документации могут признаваться недостоверными, если инвентаризация была проведена не по правилам или ее результаты были задокументированы с нарушениями требований. Это обнаруживается, например, в случаях, когда предприятие решит наложить взыскание на материально-ответственного сотрудника через суд. В качестве обоснования своей позиции организации придется представить уполномоченной инстанции инвентаризационные документы.

В соответствии с общим правилом инспекция ФНС не может наложить на предприятие штраф за то, что им не была осуществлена ревизия, несмотря на существующую обязанность. В законодательстве вообще не установлено никаких санкций за непроведение инвентаризационных мероприятий. Предприятия должны понимать важность и необходимость осуществления этой процедуры. Ведь именно по результатам инвентаризации формируется достоверное представление о состоянии своего имущества и существующих задолженностей.

Перед предоставлением отчетов по итогам года проводится инвентаризация имущества организации и ее материальных обязательств. У данного мероприятия есть ряд особенностей.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества организации – это подсчет ценностей и денежных обязательств, которые есть у компании в данный момент. Технология проведения инвентаризаций имущества организаций должна точно соблюдаться ответственными специалистами.

При инвентаризации ценности и обязательства предприятия сопоставляют с информацией, отраженной в за определенный день. Благодаря инвентаризации удается понять, отражены ли в документации и бухучете хозяйственные операции в необходимом объеме. Проверка также позволяет откорректировать документы, если это требуется.

1. По обязательности проведения. Обязательную инвентаризацию проводят в течение согласованного времени и в ситуациях, установленных законодательством РФ.

Инвентаризация имущества организации выполняется:

когда имущество передают для аренды, при выкупе, продаже, приватизации, а также когда преобразовывается государственная или муниципальная унитарная организация;
перед составлением бухгалтерской отчетности за год; первоначально выполняется инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации, отчет составляется после; исключение составляет имущество, которое инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года;
когда меняются материально ответственные лица (на день приема-передачи дел);
когда устанавливаются факты хищения, злоупотребления, порчи имущества;
в случае пожаров, ЧС, стихийных бедствий, появление которых вызвали экстремальные условия;
когда организация меняется или ликвидируется, в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ.

Учетная политика предприятия в любом случае должна обозначать, в течение какого времени и с какой частотой должна выполняться проверка. Виды имущества и обязательств не важны. Обозначение порядка инвентаризации необходимо, если предполагается написание различных инструкций.

Выполнение работ по инвентаризации имущества организации обязательно по решению руководства организации, в соответствии с законодательством РФ, учетной политикой и различными инструкциями внутри компании.

Инвентаризация имущества и обязанностей организации может проводиться по инициативе лиц, использующих бухгалтерские данные внутри компании (к примеру, по инициативе руководства). Инициировать инвентаризацию могут и сторонние (внешние) пользователи бухгалтерских данных, к примеру налоговики, интерес которых – косвенный.

2. По инициатору проведения.

Бухгалтерскую инвентаризацию ценностей и обязанностей компании выполняют в соответствии с ее учетной политикой, по приказу руководителя. В документе обозначают порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, а также сроки проверки.

Налоговую инвентаризацию имущества выполняют в соответствии с приказом, утвержденным руководителем государственной налоговой инспекции или его замом. О перечне инвентаризируемого имущества и сроках проверки также должно быть сказано в приказе.

Налоговая инвентаризация преследует главную цель – выявить, в каком количестве по факту представлено имущество на предприятии, сколько объектов, облагающихся налогом, не учтено, сопоставить фактическое наличие ценностей с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в учете отражены обязательства. Об особенностях, продолжительности проверки и составе инвентаризационной комиссии должно быть сказано в распоряжении руководителя государственной налоговой службы (или его заместителя) по месторасположению налогоплательщика, а также по местонахождению недвижимости и транспорта в его собственности.

3. По характеру запланированности бухгалтерской инвентаризации.

Плановую бухгалтерскую инвентаризацию выполняют по заранее составленному графику. Его утверждает приказ руководителя организации и учетная политика компании. Такую инвентаризацию можно выполнять каждый год, квартал, месяц – все определяется масштабами и отраслью организации.

Составлению годовых бухгалтерских отчетов в фирмах предшествует плановая инвентаризация имущества и обязательств организации в полном объеме. Выполнение работ по инвентаризации имущества организации необходимо проводить каждый год, не раньше 1 октября отчетного годового периода.

Любую плановую бухгалтерскую инвентаризацию следует выполнять первого числа месяца, поскольку именно на эту дату выводится сальдо всех счетов бухучета. Но законодательные акты не регламентируют данный вопрос, в связи с чем инвентаризация может быть выполнена в любой день.

Основная цель плановой инвентаризации – определить, в каком количестве имущество фактически представлено в компании, сопоставить эти данные с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в нем отражены обязательства предприятия.

Внеплановую инвентаризацию выполняют, чтобы проверить, насколько хорошо финансово ответственные лица выполняют возложенные на них обязательства. Неплановая инвентаризация ставит перед собой задачу выявить факты хищения, обвесов, обмеров со стороны ответственных сотрудников, разработать мероприятия по предотвращению таких прецедентов в дальнейшем. Неплановая инвентаризация имущества организации выполняется по приказу руководства.

4. По степени охвата.

В рамках сплошной инвентаризации проверяют все основные средства, денежные вклады, запасы, готовую продукцию, товары, активы, кредиторскую задолженность, банковские кредиты, займы, резервы и т. д. Исключения отсутствуют.

Выборочная инвентаризация подразумевает проверку части имущества или обязательств.

Инвентаризация затрагивает все имущество, все виды денежных обязательств, а также производственные запасы и имущество иного вида, которым компания не распоряжается, но которое числится в бухучете (например, арендованные ценности, принятые для переработки, находящиеся на хранении), ценности, не учтенные вследствие каких-либо обстоятельств.

5. По характеру объекта проверки.

Документальная инвентаризация имущества организации – проверка документов, подтверждающих наличие имущества или обязательств, верного их оформления (документальную инвентаризацию проводят, когда проверяют нематериальные активы, кредиторскую и дебиторскую задолженности).

В рамках натуральной инвентаризации проверяют непосредственно наличие имущества: его взвешивают, обмеряют, подсчитывают. Натуральную инвентаризацию, как правило, применяют при проверке объектов основных средств и ценностей товарно-материального характера.

Руководитель должен создать условия для того, чтобы инвентаризация была проведена точно, в полном объеме и в кратчайшие сроки (то есть предоставить рабочую силу для взвешивания и передвижения грузов, а также необходимые технические средства).

Инвентаризация имущества организации выполняется по месторасположению предприятия и нахождению финансово ответственного сотрудника.

Инвентаризация склада: как можно автоматизировать процесс

Нормативно-правовая основа проведения инвентаризации имущества организации

Инвентаризация имущества организации выполняется на основании таких нормативных актов, как:

Ф3 «О бухгалтерском учете». В законе отражены не только общие положения о бухучете, главные требования к учету, оценке имущества и обязательств предприятия. В законе рассматривается понятие «инвентаризации». В нем определены случаи, когда проверка становится обязательной процедурой, указано, как отображать расхождения между фактическим наличием имущества и сведениями в бухучете.
Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н. В положении указано, как организовывать и вести бухучет, составлять и предоставлять отчеты, как организация должна взаимодействовать с внешними потребителями бухгалтерских данных, в каком порядке должна проводиться оценка и инвентаризация имущества и обязательств организации.
Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». В положении содержатся формы первичных учетных документов. Это документы по инвентаризации имущества и обязательств организации, которые нужно оформлять при проверке.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49. В указаниях сказано, в каком порядке ведется инвентаризация имущества и обязательств организации, как оформлять ее результаты, по каким правилам проверять отдельные виды имущества и финансовые обязательства.
Приказ Минфина РФ и МНС РФ от 10 марта 1999 г. N 20н, ГБ-3-04/39 «Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке». В приказе сказано, что такое инвентаризация имущества организации; порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков в ходе выездных проверок также обозначен. Указано, по каким правилам следует выполнять налоговую инвентаризацию отдельных видов имущества и денежных обязательств, как оформлять итоги проверки.

Если требуется, список законодательных актов и нормативной документации, которая может быть использована при проверке, можно увеличить. В данном случае учитываются формы собственности компании, специфика ее деятельности и масштабы.

Проведение инвентаризации товаров: процедура и основные ошибки

Основные задачи и цели проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

В п. 14 Методических указаний сказано о целях, которые перед собой ставит инвентаризация имущества организации. Это:

выявление фактического наличия ценностей компании;
сопоставление фактического наличия имущества с информацией, отраженной в бухучете;
контроль над достоверностью отображения обязательств и ценностей в бухучете.

Инвентаризацию необходимо проводить, прежде всего, чтобы обеспечить достоверность и релевантность бухучета и его показателей. Именно тех целей, которые обозначены в Методических указаниях, и необходимо достичь при инвентаризации.

Сначала ответственные лица исследуют обязательства предприятия, смотрят на реальное наличие имущества в его распоряжении. Далее результаты проверки сопоставляют со сведениями в бухучете. Сверка позволяет судить о том, насколько полно в бухучете отражена информация о ценностях предприятия и его обязательствах.

Инвентаризация имущества организации ставит перед собой и ряд задач. В ходе проверки специалисты:

контролируют, соблюдены ли должные условия хранения имущества, финансов, правила эксплуатации оборудования, иных основных средств, авто;
выявляют товарно-материальные ценности, не соответствующие нормам качества и техническим требованиям, имущество, потерявшее первоначальные свойства;
устанавливают материальные ценности, не используемые или превышающие установленные нормы, для их реализации в дальнейшем;
контролируют обоснованность учтенной кредиторской и дебиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, неоконченного производственного процесса, финансовых средств, затрат будущих периодов, резервов планируемых расходов и иных статей бизнеса.

Если ответственные лица выполняют все описанные выше действия, достигают главных целей проверки.

В рамках каждой задачи исследуется конкретный участок на предприятии, выявляется, какие обязательства есть у компании, каким имуществом она располагает, стимулируется сопоставление учетных данных со сведениями, полученными при проверке. При решении каждой из задач проверки осуществляется переход на следующий этап инвентаризации.

11 признаков, что внутри вашей компании завелись мошенники

Основные правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества должна проводиться по определенным правилам, а именно:

Руководители устанавливают, сколько времени нужно выделять на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации, определяют количественные показатели проверки.
Выполнение постоянного и неукоснительного мониторинга ситуаций, которые обязывают к выполнению работ по инвентаризации имущества организации на предприятии.
В качестве количественных определителей наличия имущества выступают итоги подсчета, взвешивания и обмера отчетных единиц.
При проверке в обязательном порядке должны присутствовать материально ответственные за отчетные единицы лица.
Можно выполнять контрольные проверки точности информации до окончания инвентаризации.
В периоды между инвентаризациями компаний, номенклатура ценностей у которых – расширенная, рекомендовано выполнять выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризации имущества организации: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии.

Когда создается инвентаризационная комиссия, обязательно оформляется приказ (распоряжение, постановление) руководства предприятия (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Приказ составляют по единой форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Инвентаризационные комиссии могут состоять из любых сотрудников предприятия. Обычно они включают в себя:

представителей администрации компании;
работников бухгалтерской службы (к примеру, главного бухгалтера, его заместителя);
других специалистов: работников различных служб: технической (инженера), финансовой (руководителя финотдела), юридической (юриста).

Специалисты, несущие материальную ответственность, в комиссию не входят. При этом они обязательно должны присутствовать, когда проверяется фактическое наличие ценностей организации. В составе комиссии должно состоять минимум два работника компании. В приказе также отражают информацию о сроках и причинах проверки, инвентаризируемом имуществе и обязательствах.

Приказ должен утвердить генеральный директор, а затем передать документ председателю и участникам комиссии для подписи. Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля над выполнением приказов (распоряжений, постановлений) о проверке. Форма – N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение всех приходных/расходных документов.

Инвентаризационная комиссия должна получить последнюю на момент выполнения работ по инвентаризации имущества организации расходную и приходную документацию. Делать это нужно до проверки фактического наличия ценностей в организации. Председатель комиссии заверяет полученную документацию, указывая «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что само по себе – основание для определения бухгалтерией остатков имущества к началу проверки по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получаем расписку от материально ответственных лиц.

Перед инвентаризацией лицо, несущее материальную ответственность, оформляет расписку. Ее предоставляют комиссии в день проверки. Служит данный документ подтверждением того, что к моменту проверки лицо, несущее материальную ответственность, сдало всю расходную и приходную документацию в бухгалтерию или передало ее комиссии; все поступившее имущество оприходовано, а выбывшее списано.

Шаг 4. Проверяем и документально подтверждаем наличие, состояние и оценку активов и обязательств.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит:

определение количества и наименований ценностей, которыми организация располагает или которые арендует. Речь идет о документарных ценных бумагах, финансовых средствах в кассе, ОС, МПЗ. При проверке применяется натуральный подсчет (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Параллельно специалисты оценивают, в каком состоянии находятся данные объекты, допустимо ли их использование по назначению;
сверка документации, подтверждающая права предприятия на активы, у которых отсутствует материально-вещественная форма (к примеру, денежные вложения, НМА), в соответствии с п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации;
проверка состава кредиторской и дебиторской задолженности методом сверки с контрагентами и проверки документации, которая подтверждает тот факт, что существует требование и обязательство (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Члены инвентаризационной комиссии вносят полученную информацию в инвентаризационные акты, или описи. Далее лица, несущие материальную ответственность, оставляют свои подписи в документах, подтверждающие то, что они присутствовали на проверке (п. п. 2.4, 2.5, 2.9–2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.

Полученную информацию в инвентаризационных описях (актах) сопоставляют со сведениями, отраженными в бухучете.

Если инвентаризация имущества организации дала определенные результаты, проявившиеся в излишках или недостаче ценностей, в компании оформляют сличительную ведомость. В документе обозначают, что при проверке выявлены факты недостачи или излишек. Сличительную ведомость оформляют исключительно в отношении того имущества, количество или качество которого отличается от учетной информации.

Чтобы оформить итоги проверки, пользуются следующими формами:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщаем результаты, выявленные инвентаризацией.

Участники комиссии по результатам проверки проводят анализ обнаруженных несоответствий. Члены комиссии предлагают решения по сопоставлению фактического наличия ценностей и сведений бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Обязательно составление протокола заседания комиссии по инвентаризации.

Если результаты проверки говорят о том, что несоответствие между сведениями в бухучете и фактическим наличием ценностей отсутствует, это также отображают в протоколе заседания комиссии.

По результатам заседания участники инвентаризационной комиссии обобщают итоги инвентаризации.

В данном случае возможно применение унифицированной формы N ИНВ-26 «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией», которую утвердило Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26. В ведомости обозначена информация обо всех недостачах и излишках, а также указан метод их отражения в бухучете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Руководитель предприятия изучает ведомость учета итогов проверки и протокол заседания комиссии и на основании полученной информации выносит окончательное решение.

Шаг 7. Утверждаем результаты инвентаризации.

Как было обозначено выше, участники инвентаризационной комиссии предоставляют руководству предприятия протокол заседания вместе с ведомостью учета результатов, полученных при инвентаризации. Помимо этой документации, руководству предоставляют инвентаризационные описи (акты) и сличительные ведомости.

Технология проведения инвентаризации имущества и обязательств организации подразумевает рассмотрение руководителем документов и вынесение окончательного решения, оформляемого в приказе об утверждении итогов проверки (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). В приказе обязательно есть предписание о порядке устранения расхождений, которые удалось выявить при проверке.

По завершении обозначенных мероприятий документы по инвентаризации имущества и обязательств организации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе.

Шаг 8. Отражаем в учете результаты инвентаризации.

Неточности между фактическим наличием имущества в компании и сведениями в бухучете, которые удалось выявить при проверке, отражают в бухучете за тот отчетный период, на который приходится день проведения инвентаризации имущества и обязательств организации (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-Ф3).

Если выполняется годовая инвентаризация, ее итоги заносят в годовую бухгалтерскую отчетность (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации). Если в ходе проверки выявляют имущество, которое в дальнейшем нельзя использовать, так как оно испортилось или (и) морально устарело, его списывают. Помимо этого, списывают задолженность, у которой истек срок исковой давности.

Недостача материальных ценностей: как обосновать и избежать возмещения

Как правильно оформлять результаты инвентаризации имущества и обязательств организации

Существует закон «О бухгалтерском учете», где подробно рассказано о порядке урегулирования несоответствий, выявленных при проверке. Несоответствие между фактическим наличием ценностей и информацией в бухучете регулируется так:

Учет излишков.

На основании п. 28 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, превышение фактического наличия имущества над информацией в бухучете (излишки имущества) приходуется по рыночной цене на день проверки. Определяя рыночную стоимость излишков имущества, которые показала инвентаризация имущества организации, специалисты могут использовать:

информацию о стоимости аналогичной продукции, полученную в письменном виде от фирм-производителей;
данные об уровне цен, которые предоставляют органы государственной статистики, торговые инспекции и организации;
информацию об уровне цен, отраженную в СМИ и спецлитературе;
экспертные выводы о цене на отдельные объекты.

Чтобы отражать в бухучете ранее неучтенные объекты основных средств, выявленные как излишки имущества при проверке, рекомендуется использовать счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Это гласит Инструкция по использованию Плана счетов бухучета, в соответствии с которой принятие к бухучету объектов основных средств отражается на дебете счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08.

В данной Инструкции есть раздел, касающийся использования счета 08. Раздел предназначается, чтобы обобщать информацию о расходах компании на объекты, которые в дальнейшем примут к бухучету как основные средства. В этом же разделе сказано, что только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно, объекты основных средств, отнесенные по итогам проверки к излишкам, отражаются в бухучете пометками:

Д 08 – К 91, субсчет 1 «Прочие доходы» – оприходование основного средства по рыночной цене;
Д 01 – К 08 – принято к использованию основное средство, оформленное в необходимом порядке, по окончательно установленной первоначальной цене.

Учет недостач

В процессе хранения, перевозки или переработки определенные виды товарно-материального имущества могут менять свой физико-химический состав, что способно повлиять на их естественную недостачу, которую специалисты могут выявить при проверке. На основании п. 28 Положения по бухучету и бухгалтерской отчетности, недостачу и порчу имущества, выявленную при проверке в рамках естественной убыли, относят к производственным издержкам или издержкам обращения. Если недостача и порча выявлены сверх нормативов, отвечают за это виновные лица и компенсируют убытки из личных средств:

компенсация основных средств и нематериальных активов ведется по остаточной стоимости;
компенсация материалов и готовой продукции – по фактической себестоимости;
компенсация товаров – по стоимости покупки или по фактической себестоимости.

После того как выявлены причины недостач и источники их погашения, определены виновные лица, суммы, учтенные на счете 94, списывают по определенной схеме. Списание недостач материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли ведется на счета учета расходов на производство и затрат на продажу. В учете отражают следующую информацию:

Д 20, 23, 25, 26, 29 – К 94 – сумма выявленной недостачи в пределе норматива естественной убыли списана на счета учета затрат;
Д 44 – К 94 – сумма выявленных недостач материальных ценностей в пределах нормативов естественной убыли списана на затраты на продажу, если речь идет о торговом предприятии.

Убытки имущества в пределах нормативов, утвержденных в законодательном порядке, списывают на основании распоряжения руководства предприятия, если выявляются фактические недостачи.

Размер выявленных при инвентаризации потерь от естественной убыли списывают за счет такого резерва в пределах его величины. В бухучете отражают следующее: Д 96 – К 94 – списаны потери за счет резерва на естественную убыль, если речь идет о торговой организации.

Если инвентаризация имущества организации свидетельствует о том, что порча и недостача имущества, материально-производственных запасов превышает нормы естественной убыли, потери возмещают виновные лица.

На основании ст. 242–244 ТК РФ, если сотруднику предприятия вверяют имущество по договору о полной финансовой ответственности, данный работник полностью отвечает за него. В соответствии с материальной ответственностью сотрудник полностью возмещает причиненный ущерб.

На основании ст. 246 ТК РФ сумму ущерба, понесенного работодателем вследствие порчи и утраты ценностей, определяют по фактическим потерям. Потери исчисляют с учетом рыночной стоимости, действующей на соответствующей территории на дату нанесения ущерба, но не ниже цены имущества, с учетом степени его изношенности, по информации бухучета.

Это значит, что недостачу с виновных лиц можно взыскать не по фактической себестоимости недостающего имущества, а по рыночной (для торговых компаний – реализационной) цене, по которой это имущество снова будет куплено.

Взыскивать суммы ущерба, произошедшего из-за недостачи, следует, опираясь на положения ст. 248 ТК РФ. Так, работодатель дает распоряжение на взыскание ущерба в сумме, не превышающей месячную заработную плату. Такое распоряжение необходимо дать не позже, чем пройдет месяц с момента окончательного установления суммы потерь. В случае истечения данного срока, несогласия работника на возмещение ущерба, если компенсация превышает сумму средней заработной платы сотрудника за месяц, взыскивать средства необходимо через суд.

Сумма всех удержаний при каждой выдаче зарплаты ограничена. Так, размер удержаний не может быть выше 20 %, а при удержании из зарплаты по нескольким видам исполнительной документации за работником должно сохраняться 50 % его оклада (ст. 138 ТК РФ).

По мере того как виновный компенсирует убытки, разницу списывают со счета 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», в кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы». То есть разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества в бухучете в составе внереализационных затрат отражают равными частями в течение периода возмещения убытков сотрудником, признанным виновным в недостаче.

У работника есть возможность возмещать недостачу по частям или в полном объеме. Если обе стороны согласны, виновный сотрудник может компенсировать убытки в рассрочку. В этой ситуации виновный сотрудник должен в письменном виде подтвердить свое обязательство компенсировать недостачу, указав точные сроки выплат. В случае увольнения виновного сотрудника и его отказа от возмещения нанесенного ущерба непогашенный долг взыскивают через суд.

Возмещение недостачи внесением финансовых средств в кассу компании отражают записью: Д 50 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Если погашение долга осуществляется вычетом из зарплаты работника определенной суммы, в учет записывают: Д 70 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По ст. 240 ТК РФ у работодателя есть право не взыскивать сумму недостачи с подчиненного – в полном объеме или определенной части. В данном случае должны учитываться конкретные обстоятельства нанесения ущерба.

Если работодатель отказывается взыскивать с подчиненного сумму ущерба, ее признают в качестве прочего внереализационного расхода и отражают в учете записью по кредиту счета 94 в корреспонденции со счетом 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Если не удается установить виновных сотрудников или суд отказывает в вопросе взыскания компенсации, ущерб от недостачи ценностей и их порчи списывают на финансовые результаты компании.

В подобных ситуациях, в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязательств, в документации, предоставляемой для оформления списания недостачи ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие, что виновные лица отсутствуют. Другой вариант – суд должен отказать во взыскании компенсации с виновных.

В бухучете, на основании указанной документации, суммы недостач имущества, которые изначально были отнесены на счет 94, списывают в дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Зачет недостач излишками (пересортица)

В ходе проверки можно одновременно выявить излишки и недостачи у одного и того же работника, несущего материальную ответственность. Применительно к таким случаям действует п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств организации. Здесь предусматривается взаимный зачет недостач и излишков вследствие пересортицы. Это допустимо только как исключение за один и тот же срок проверки, у одного и того же работника, которого проверяют, применительно к товарно-материальным ценностям одного и того же наименования и в равном количестве. Сотрудники, несущие материальную ответственность, подробно разъясняют членам инвентаризационной комиссии причины допущенной пересортицы.

Если в ходе зачета недостач излишками по пересортице стоимость недостающего имущества превысила стоимость имущества, которое оказалось в излишке, за разницу в цене отвечают виновные лица.

В случаях, когда не удается выявить, кто именно виновен в пересортице, разницу в суммах рассматривают как недостачу свыше нормативов убытков и относят к издержкам обращения и производства.

Если наблюдается разница в цене от пересортицы в сторону недостачи, в которой не виноваты материально ответственные лица, в протоколы инвентаризационной комиссии заносят исчерпывающие объяснения (причины, вследствие которых такую разницу нельзя отнести к виновным лицам).

Для объективного понимания финансового положения предприятия следует располагать достоверной информацией обо всех ценностях, которыми компания распоряжается: в каком количестве представлено имущество, какое у него состояние, верная ли оценка ему дана. При этом форма собственности организации не столь важна. Далее происходит сверка остатков имущества с информацией, отраженной в бухучете. Все это и есть инвентаризация имущества организации, то есть ряд мероприятий, в процессе которых проверяются обязательства и имущество фирмы.

Материальная ответственность работника: как защитить ценности предприятия

Учет инвентаризации имущества организации: основные ошибки и их последствия

То, как должно вестись выполнение работ по инвентаризации имущества организации, достаточно подробно изложено в действующем законодательстве. Однако на практике предприятия нередко допускают ряд ошибок. Вот самые распространенные.

Неправильное оформление приказа руководства на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации (отсутствие сроков инвентаризации, не обозначены участники комиссии, нет перечня ценностей). Основания для проведения инвентаризации имущества и, соответственно, признания ее результатов, отсутствуют.
В ходе проверки есть документальное подтверждение отсутствия хотя бы одного участника комиссии. Итоги проверки нельзя считать действительными.
Составление инвентаризационной описи в одном экземпляре. Итоги проверки нельзя считать действительными.
Лица, несущие материальную ответственность, не дали расписки, в соответствии с которыми вся расходная и приходная документация направлена в бухгалтерию. Ошибки, которые помогла выявить инвентаризация имущества организации, можно оспорить при предъявлении документов, оформленных во время проверки.
Процедура проверки проведена неверно: при бухгалтерском учете инвентаризации имущества и обязательств организации информацию бухучета сопоставляют с фактическим наличием, а не наоборот. Возможное искажение фактического наличия затрудняет выявление некоторых нарушений.
Отсутствие итогов на каждой из страниц описи: необходимо прописывать число, количество номеров, сумму материальных ценностей, общий итог в натуральных показателях. Не исключено внесение несанкционированных правок в результаты проверки.
Отсутствие пометок «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» на каждой из страниц (применительно к формам, предусматривающим подобные пометки). Такой документ не может быть основанием для предъявления претензий лицу, несущему материальную ответственность.
На последнем листе инвентаризационной описи отсутствует подпись лица, несущего материальную ответственность, о том, что у него отсутствуют претензии к участникам комиссии и что он принимает ценности, указанные в описи, на хранение под собственную ответственность (применительно к формам, предусматривающим подобные подписи). При выявлении недостач предъявление претензий финансово ответственному лицу будет невозможным.
Участники комиссии не подписали и не заверили исправления и ошибки. Корректировки в этом случае не могут быть признаны действительными.
В инвентаризационных описях после утверждения итогов проверки есть незаполненные строчки (на них отсутствует прочерк).
Появляется вероятность внесения несанкционированных корректировок в результаты проверки.
В периоды перерывов в деятельности инвентаризационной комиссии в помещение, где хранят описи, могут зайти посторонние лица. Возникает вероятность внесения несанкционированных правок в итоги проверки.

Инвентаризация - периодическая проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств.

При осуществлении практической деятельности хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учёте обязательств.

Перечисленные задачи достигаются посредством проведения инвентаризаций.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьёй 12 Закона о бухгалтерском учёте и пунктами 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
3. при смене материально ответственных лиц;
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5. в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
6. при реорганизации или ликвидации организации;
7. в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

1. имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;
2. финансовые обязательства - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит всё имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и в присутствии материально ответственного лица.

Количество инвентаризаций в отчётном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает руководитель организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на неё.

Порядок работ и объём функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утверждённом положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учётной политике организации.

При разработке такого положения (или просто при определении функций такой комиссии) следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен, как минимум, включать следующие элементы:

1. выявление фактического наличия имущества организации;
2. проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;
3. сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;
4. документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;
5. документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;
6. определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;
7. определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
8. установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;
9. подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо списании сумм недостач;
10. разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чём издаётся распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный документ целесообразно утверждать отдельно от положения о комиссии. Это связано с тем, что положение может действовать в течение нескольких отчётных периодов, а состав комиссии персонифицирован, т.е. может меняться в течение года.

В состав указанных комиссий целесообразно включать представителей:

1. администрации организации (одного из заместителей руководителя организации или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами);
2. бухгалтерской службы (в крупных организациях целесообразно включать двух работников: бухгалтера, ведущего учёт соответствующего вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим функциям с данным участком учёта не связан, - как для обеспечения беспристрастности, так и для того, чтобы повышать эффективность проведения проверки);
3. юридической службы (такой специалист может оказаться незаменимым в случаях, когда речь идёт о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);
4. инженеров (специалистов, обладающих необходимой квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования отдельных видов имущества);
5. экономистов;
6. техников;
7. других специальностей, знания и опыт которых позволяет обеспечить эффективность проведения проверок и инвентаризаций.

Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием «до инвентаризации на « » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.

Материально ответственные лица дают расписку в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утверждённые Минфином РФ.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.

Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.
2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.
3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.
4. Отражать на счетах бухгалтерского учёта выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта. Порядок отражения в бухгалтерском учёте инвентаризационных разниц более подробно будет рассмотрен ниже. Эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок.

В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учёте запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учёта) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях - на финансовые результаты; в некоммерческих - на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчётности. При этом для целей финансового учёта должны быть учтены события после отчётной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Все эти требования установлены документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта и обязательны к исполнению.

Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Такое возможно, если:

1. персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утверждён руководителем организации;
2. при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии;
3. последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;
4. у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учёту, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
5. производится сопоставление данных бухгалтерского учёта с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей: наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений исправление вручную);
6. инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре;
7. на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано;
8. исправленные ошибки не оговорены или подписаны только одним членом комиссии (а не всеми);
9. в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;
10. на последней странице отсутствует подтверждение материально ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;
11. во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.

В тех случаях, когда обязательность проведения инвентаризации законодательно не установлена, возникает необходимость определения сроков проведения инвентаризации различных видов имущества и обязательств с таким расчетом, чтобы: во-первых, оптимизировать работу постоянно действующих инвентаризационных комиссий; во-вторых, установить периодичность проведения инвентаризаций, обеспечивающую сохранность имущества и соблюдение сроков погашения обязательств, а реальный эффект - от разработанных мероприятий (по результатам предыдущих инвентаризаций).

В настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

1. основных средств - не ранее 1 ноября отчётного года. С 1 января 1999 года допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнить восстановительную (или балансовую) стоимость соответствующих объектов и провести переоценку. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября наиболее удобно - у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов к проведению переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;
2. капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 декабря отчётного года;
3. незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчётности. Максимально допустимый срок до конца отчётного года здесь обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом, проведение инвентаризации довольно трудоёмко. Чтобы более точно сформировать информацию для годовой бухгалтерской отчётности, срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить к отчётной дате (31 декабря отчётного года). Кроме того, инвентаризация незавершённого производства может проводиться дополнительно и в другие сроки по решению руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;
4. незавершённого капитального ремонта и расходов будущих периодов - но не реже одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идёт об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счёте учёта расходов будущих периодов. Такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или неподтверждённого расчетами резерва к валовой прибыли); соответственно, инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Более удобным, однако, представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря - объём расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;
5. молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчёл, а также подопытных животных - не реже одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свиньям, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;
6. готовой продукции на складах - не реже одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 октября отчётного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчётного года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса);
7. товаров: на складах и базах промышленных товаров - не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже двух раз в год. Последнее и настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;
8. товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли - не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах - не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;
9. сырья и прочих материальных ценностей, а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не реже одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть, как минимум приурочено к составлению отчётности, то проводить инвентаризацию материально-производственных запасов следует не ранее 1 октября. Более точные сроки устанавливаются с учётом номенклатуры имущества: при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной - по состоянию на 1 октября;
10. нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц. - не реже одного раза в месяц. Ежемесячное проведение инвентаризации данного вида активов автоматически исключает повторное её проведение перед составлением отчётности;
11. драгоценных металлов и алмазов - не менее двух раз в год. В соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учёта и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённой Министерством финансов 4 августа 1992 г. № 67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда РФ, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов, утверждённой приказом Комитета драгоценных камней 13 апреля 1992 г. № 326, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчётным;
12. денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчётности - не реже одного раза в месяц. Инвентаризации кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым решением Совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40. порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций; однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует признать рекомендуемые сроки оптимальными. Инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;
13. расчётов с банками (по расчётным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) - по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчётным документам - на первое число каждого месяца. (Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой - она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок);
14. расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено тем фактом, что налоговые декларации составляются, по меньшей мере, не реже. То же можно отнести и к расчётам с государственными внебюджетными фондами, расчётные ведомости в которые также представляются ежеквартально;
15. расчётов организаций со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, - на первое число каждого месяца. Здесь по существу проверяется расшифровка сальдо по счёту учёта внутрихозяйственных расчётов. В сводной бухгалтерской отчётности остатка по этому счёту быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проводить инвентаризацию ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как самих подразделений, так и головной организации. Себестоимость формируется ежемесячно, и инвентаризация должна проводиться не реже;
16. расчётов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы)), то целесообразно начинать её не позднее 1 января года, следующего за отчётным.