Формат т 2 личная карточка работника. Личная карточка работника

В каждой организации время от времени появляются новые сотрудники, и этот процесс оформляется работниками кадрового отдела. Они занимаются оформлением первичной документации при трудоустройстве нового специалиста и учетом труда персонала фирмы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Одним из таких документов является личная карточка работника (форма т2), которая обязательна для оформления при трудоустройстве.

Что это за документ?

Документ, в котором отражаются все характеристики сотрудника: информация о его образовании, стаже, документах, отношении к воинскому учету и прочие данные, называется личной карточкой работника.

Такая карточка также фиксирует и все изменения, происходящие с персоналом на протяжении его трудовой деятельности на предприятии, являясь составной частью личного дела каждого трудящегося.

Для чего нужна?

Для того чтобы можно было производить учет труда специалистов предприятия, на каждого из работников заводится личная карточка.

Они нужны для систематизации сведений о каждом трудящемся в данной компании.

Также если кто-то из работников потерял трудовую книжку, восстановить необходимые данные о нем и его стаже можно только по форме Т2.

Обязательна или нет?

Этот первичный учетный документ имеет унифицированную форму и рекомендован для применения во всех организациях, с любой формой собственности и организационно-правовой формой.

Кто оформляет?

Оформлением, ведением, своевременным внесением необходимых изменений в форму т2 занимаются специалисты кадрового отдела предприятия.

Основания для оформления

• приказ о приеме в организацию нового работника (-ов);
• паспорт гражданина РФ;
• трудовая книжка;
• информация о воинской обязанности: военный билет или удостоверении о том, что он подлежит призыву на военную службу;
• дипломы и свидетельства, подтверждающие образование специалиста;
• СНИЛС (подтверждение государственного пенсионного страхования);
• ИНН, для подтверждения постановки на учет в налоговой инспекции;
• иные документы, согласно которым работник имеет право на льготы или особые условия труда (например, при трудоустройстве инвалида).

Личная карточка работника в 2019 году

Правила и порядок заполнения

Специалисту кадровой службы важно знать, как правильно заполнить все десять ее разделов.

Порядок заполнения с необходимыми правилами расписан в в указаниях по заполнению учетных документов по труду и его оплате.

Графы формы Т2 заполняются следующим образом:

Раздел 1. Общие сведения

Все данные, характеризующие профессиональные и личные качества работника, а также главные сведения о его семейном положении, образовании, стаже, и так далее, отражаются в самом первом разделе формы.

В этот раздел вписываются:

• Сведения о трудовом договоре: его номер и дата заключения.
• Фамилия, Имя и Отчества работника , которые записываются полностью. При смене фамилии старый вариант зачеркивается, новый вариант отмечается сверху над прежним. Все изменения должны быть заверены кадровиком, и внесены на основании Приказа «О внесении изменений в персональные данные работника».
• Дата рождения: число и год проставляются цифрами, а месяц рождения прописью. Например, 04 августа 1973 года.
• Место рождения указывается, учитывая сокращения, принятые в ОКАТО (к примеру, р-н – район, с. – село).
• Гражданство работника подлежит указанию без сокращений с кодом по ОКИН 1-4.
• Знание иностранного языка. Наименование языка пишется полностью, далее пишется уровень владения этим языком: от чтения и перевода со словарем до свободного владения.
• Образование на момент поступления на работу: от начального до послевузовского. Данные в этот пункт вносятся на основании дипломов, справок о незаконченном образовании и свидетельств об образовании. К послевузовскому образованию относят докторантуру либо аспирантуру.
• Профессия: указывается основная профессия, по которой работник будет трудиться в организации, и другая, полученная работником в ходе обучения, но не имеющая отношения к основной работе.
• Стаж работы: общий, непрерывный и специальный, дающий право на надбавку за выслугу лет за тяжелые условия труда.
• Состояние в браке: состоит ли работник в официальном или незарегистрированном браке, разведен, вдов, либо никогда в браке не состоял.
• Состав семьи: здесь указываются сведения о членах семьи работника, а также о родственниках, находящихся у него на иждивении, либо требующих ухода.
• Паспортные данные работника.

Раньше в отдельной графе отмечался адрес места жительства работника и фактический, и по прописке. Чтобы отсутствие у работника местной прописки не повлекло за собой непринятие его на работу, эта графа была убрана из формы в соответствии со статьей .

Раздел 2. Сведения о воинском учете

Данные в этот раздел вносятся на основании военного билета, либо удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Также здесь прописывается категория годности гражданина к службе в Российской армии.

После внесения всех имеющихся сведений в первые два раздела личной карточки сотрудник отдела кадров ставит свою подпись, расшифровку и должность. После ознакомления работника с внесенными данными, от него требуется также постановка подписи с датой для подтверждения правильности внесенных данных.

Раздел 3. Прием на работу

Записи в этот раздел вносятся на основании приказов (Т1) или распоряжений (Т1а) о приеме на работу, либо переводе на другую постоянную работу внутри организации (Т5, Т5а). Этот раздел заполняется вместе с соответствующим разделом трудовой книжки, и заверяется подписью работника.

Раздел 4. Аттестация

Здесь в соответствии с решением Аттестационной комиссии указывается, соответствует ли сотрудник фирмы занимаемой должности, необходимо ли ему пройти курсы повышения квалификации, либо повысить зарплату или установить персональную надбавку.

Раздел 5. Повышение квалификации

Основанием для направления сотрудника на курсы повышения квалификации в корпоративные учебные центры либо специализированные учебные заведения является соответствующий приказ.

После прохождения обучения работнику выдается подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство или сертификат участия.

Раздел 6. Профподготовка

Профессиональной переподготовкой признается обучение работника на базе высшего учебного заведения не менее пятисот часов. Обучение заканчивается итоговой аттестацией.

После профподготовки специалисту выдается диплом о переподготовке, либо диплом о присвоении квалификации.

Раздел 7. Награды

В этом разделе описываются имеющиеся у работника государственные и ведомственные награды, а также другие виды поощрения, такие как благодарственные письма, почетные грамоты, премии.

Однако они не должны носить систематического характера. Кроме наименования поощрения указывается и документ (приказ, удостоверение), на основании которого оно применено.

Раздел 8. Отпуск

Записи в этот раздел вносятся на основании приказов или распоряжений о назначении отпуска.

Здесь учитываются все виды отпусков: и , и , и , и . Кроме вида отпуска указывается период работы, за который начислены дни.

Раздел 9. Льготы

Чтобы получить трудовую социальную льготу, работнику необходимо предоставить в отдел кадров документ, подтверждающий право на получение этой льготы.

Льготы могут быть как обязательные, предусмотренные в Трудовом кодексе, так и локальные, принятые для работников в конкретной организации.

Также какая-то из льгот может быть отменена, или, наоборот, добавлена. Все эти изменения фиксируются в личной карточке.

Раздел 10. Доп.сведения

Если работодателя интересуют какие-либо дополнительные сведения о работнике, все эти данные вносятся в предпоследний раздел личной карточки.

Здесь могут отмечаться:

• Все данные о работнике-инвалиде, определяющие специфический характер его работы: справки, заключение МСЭ об условиях труда, причина инвалидности, и т.д.
• Сведения об учащихся работниках: наименование учебного заведения, год поступления, курс обучения, и т.д.
• Сведения о членах семьи, нуждающихся в особом уходе: например, детей-инвалидах.
• Данные, имеющие значение для осуществления конкретной работы: к примеру, сведения о наличии у сотрудника водительских прав и личного автомобиля.

Одиннадцатый, последний раздел личной карточки заполняется в случае увольнения работника из организации, с обязательным указанием причины увольнения и соответствующего приказа.

После заполнения личной карточки работник проверяет правильность внесенных данных и ставит свою подпись в подтверждение о том, что все данные соответствуют действительности.

Подписывает этот документ и работник кадровой службы.

Приложения и коды

Государственная инспекция труда не считает обязательной простановку кодов при заполнении личной карточки (вручную), так как практического значения они не имеют.

Компьютерные программы проставляют их автоматически. Вопрос о необходимости кодирования этого учета решается на уровне руководителя организации и кадровой службы.

Если принято решение о необходимости простановки кодов, этот процесс ведется в соответствии с ОСТом 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров».

Образец 2019

Чтобы правильно заполнить личную карточку работника формы Т2, можно воспользоваться заполненным образцом:

Ставится ли печать?

Печатью форма Т2 не заверяется.

Как вносить изменения?

Существует определенный порядок внесения изменений в форму Т2. Такие изменения могут вноситься, например, при смене работницей фамилии, адреса места жительства.

Обязательным является предоставление документа, на основании которого в форму должно быть внесено соответствующее изменение.

Ксерокопии документов прикладываются в личное дело работника. Документ-основание изменения также отмечается в записи.

Где регистрируется?

Для учета личных карточек работников разработана специальная форма «Журнал учета личных карточек Т2».

Он нужен для фиксации и дальнейшего быстрого поиска данных о личных карточках сотрудников. Также, основываясь на этом журнале, можно получить сведения об общем количестве личных карточек как в целом по организации, так и за определенный временной промежуток.

Журнал учета карточек (образец):

Место и срок хранения

Места, где хранятся личные карточки на работающих и уволенных работников различны.

Сколько хранятся для уволившихся работников?

При увольнении работника из организации его личная карточка извлекается из списка работающих в фирме и на один (три) года помещается в список личных карточек на уволенных работников.

После истечения этого срока форма Т2 передается в архив организации, где хранится 75 лет.

Нюансы

При заполнении личной карточки вручную могут закончиться как графы в разделах, так и обнаружиться какие-то ошибки. Порядок действий в данных случаях представлен ниже.

Если закончилась графа «отпуск»

Если в восьмом разделе личной карточки закончились графы, оформляется дополнение к ней. Обычно это дополнение приказом не подкрепляется.

Дополнительные листы могут оформляться в неограниченном количестве к любому из разделов личной карточки. При этом сверху на листе дополнения указывается, наименование «Дополнение к личной карточке работника», дата заполнения и данные о сотруднике.

Как исправить ошибку?

Ошибочные либо устаревшие данные зачеркиваются аккуратно одной чертой, правильный вариант пишется над неверной записью.

Исправление заверяется подписью лица, его вносящего. Если была исправлена запись с ошибкой, также пишется фраза «Исправленному верить», дата и подпись.

Нужна ли для ИП?

С октября 2006 года индивидуальные предприниматели должны вести кадровую документацию наравне с организациями. Поэтому ИП оформляют и трудовые книжки, и личные карточки для своих сотрудников.

Заводится ли по совместительству и на временного работника?

В организации может быть два вида совместителей: внутренние и внешние. И на первых, и на вторых необходимо оформлять личные карточки.

Даже с внутренним совместителем отдельно заключается трудовой договор и вторая личная карточка, в которой указываются сведения о новом договоре, второй профессии, переподготовке, отпусках, и так далее. Таким образом, два работника выступают в лице одного человека.

Личная карточка работника заводится и на постоянных, и на временных сотрудников. Если работник принят на определенное время, в графе характер работы личной карточки отмечается, что работа временная.

Есть ли отличия для государственных и муниципальных служащих?

Для учета труда лиц, находящихся на государственной и муниципальной службе, предусмотрена отдельная форма первичного учета персонала Т-2ГС.

Также отличия в оформлении личной карточки есть и при приеме специалистов научно-педагогического направления.

Для них дополнительно к Т2 оформляется еще одна карточка Т4, разработанная для учета труда научного и научно-педагогического работника.

Можно ли заполнять от руки?

Заполнение личной карточки только от руки – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Поэтому большинство кадровиков предпочитает первоначально оформлять личную карточку при помощи компьютерной программы, распечатывать и далее вносить изменения уже вручную.

Полностью вручную могут заполняться личные карточки на толстых типографских бланках, так как принтер зачастую с такими бланками работать не может.

Можно ли вести в электронном виде?

Самым удобным способом ведения личной карточки считают ее заполнение в электронном виде. Большинство компьютерных программ заполняет форму Т-2 автоматически вместе с оформлением приказа.

Также преимуществом является появление по мере необходимости дополнительных строк для внесения всех необходимых сведений.

Однако ведение личной карточки только в электронном виде неприемлемо, так как все вносимые изменения должны обязательно подписываться лично работником. Поэтому в отделе кадров необходимо иметь распечатанный вариант документа.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой "М" или "Ж".

Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений - "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность;
• для средних учебных заведений - "техник", "товаровед" и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор "Центра профессионального развития"

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

• дату составления личной карточки;
• табельный номер работника;
• ИНН работника;
• номер СНИЛС;
• алфавит (первая буква фамилии работника);
• характер работы;
• вид работы;
• пол работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

• трудовой договор (номер, дата);
• ФИО работника;
• место его рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• образование сотрудника;
• профессия;
• стаж работы;
• состоит ли в браке;
• состав семьи;
• данные паспорта;
• адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

• дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
• структурное подразделение;
• специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
• тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
• основание;
• личная подпись работника.

Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).

Заполнение формы личной карточки

Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником ; ; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в ).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса , информация для данного раздела берется из военного билета:
Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись.

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).

Форма Т-2 (бланк)

К числу основных документов по учету кадров в организации относится Личная карточка работника (форма № Т-2). Она утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Напомним, что с 01.01.2013 применение первички, содержащейся в альбомах унифицированных форм, не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). И несмотря на то, что обязанность ведения личных карточек нормативно не определена, заполнение личных карточек работников в организациях целесообразно. Ведь в этих карточках содержится вся основная информация о работнике, которая необходима или может оказаться таковой для работодателя. Подробнее о личной карточке работника по форме № Т-2 расскажем в нашей консультации.

Личная карточка работника состоит из 11 разделов:

Порядок заполнения личной карточки

Личные карточки на работников открываются сотрудниками кадровой службы на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
• СНИЛС;
• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Кроме того, при заполнении личной карточки работника используются сведения, сообщенные о себе самим работником.