Если фсс переплатил больничный. Переплатили сотруднику больничный как провести в бухгалтерии

Взыскание с работника переплаты по больничному листу будет возможно, если вина бухгалтера работодателя заключалась в арифметических ошибках при расчете размера пособия

Взыскать переплату самостоятельно, без обращения в суд работодатель в рассматриваемой ситуации не может. А через суд он сможет вернуть ее, только если докажет, что переплата возникла из-за счетной ошибки бухгалтера.

Если бухгалтерия обнаружила переплату только в 2016 г., срок для обращения в суд еще не пропущен. В этом случае, если в суде работодатель докажет, что переплата возникла в результате счетной ошибки бухгалтера, суд может обязать работника возместить ущерб. При отсутствии у работника денег для возврата суммы переплаты работодатель будет производить удержание этой суммы из выплачиваемой работнику заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При этом размер таких удержаний не может превышать 20%
(ст. 138 ТК РФ, п. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Если же переплата была обнаружена работодателем более года назад, то право на обращение в суд он утратил. В такой ситуации он не сможет взыскать переплату.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Переплатили работнику пособие: что делать?

Если вы выплатили работнику пособие в большей сумме, чем полагается, то взыскать переплату с работника можно, только когда пособие переплаченоч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон № 255-ФЗ); ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее - Закон № 81-ФЗ); п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее - Порядок) :

• <или> из-за недобросовестности самого работника;
• <или> из-за счетной ошибки в расчете пособия.

Рассмотрим эти случаи подробнее.

Недобросовестность работника

Предположим, переплата пособия произошла по вине работника. К примеру, он представил:

• <или> фальшивый больничный. То, что лист фальшивый, должно быть указано в решении ФСС об отказе в возмещении пособия;
• <или> недостоверные сведения о страховом стаже и зарплате у других работодателей. Об этом вы можете узнать, только если сделали запрос в отделение ФСС РФ по месту нахождения бывшего работодателя, выдавшего справку о зарплате за 2 предыдущих годаприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н , а вам ответилиприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н , что справка содержит ложные сведения.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если в течение месяца не сообщить работодателю об обстоятельствах, влекущих изменение размера пособия или прекращение его выплаты, то сумма переплаты все равно будет удержана из последующих выплатп. 83 Порядка .

Также работник мог своевременно не сообщить вам информацию, влияющую на уменьшение размера пособия или прекращение его выплаты. Напомним, работник обязан в течение месяца сообщать о таких обстоятельствах. Конечно же, из всех пособий, выплачиваемых работодателем, это относится только к пособию по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет.

Здесь важно различать две ситуации. Выплата пособия прекращается (пособие уменьшается) с месяца, следующего за тем, в котором наступили соответствующие обстоятельствап. 83 Порядка . Поэтому если они наступили в месяце, за который пособие уже выплачено, то ничего удерживать не нужно. К примеру, женщине выплатили пособие по уходу за ребенком за сентябрь 5 сентября. А 15 сентября она вышла из отпуска на работу. Значит, за сентябрь женщина получит и зарплату, и пособие. Поскольку выплата пособия прекращается с октября. И ФСС обязан принять к зачету уже выплаченную за сентябрь сумму пособия.

С таким подходом согласны и в ФСС.

Из авторитетных источников

Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

“ Если женщине выплатили пособие по уходу за ребенком за текущий месяц, а она позднее в этом же месяце прекратит отпуск по уходу за ребенком и выйдет на работу, то уже выплаченное пособие удерживать с нее нельзя. Выплату ей пособия нужно прекратить со следующего месяцап. 83 Порядка ” .

А если вы будете выплачивать пособие за сентябрь в октябре, то его нужно выплатить только за календарные дни сентября до выхода женщины на работу. То есть в нашем примере - за 14 календарных дней (с 1 по 14 сентября).

Счетная ошибка

В законодательстве не сказано, что такое счетная ошибка. А ведь от того, можно ли считать ту или иную ошибку счетной, зависит, сможете ли вы удержать сумму пособия с работника. Мы обратились за разъяснениями в ФСС.

Из авторитетных источников

“ Хотя законодательного определения понятия «счетная ошибка» нет, в юридической литературе такая ошибка определяется как ошибка в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм. Счетной ошибкой также является излишняя выплата суммы пособия работнику в результате описки или опечатки бухгалтера.
А вот переплата суммы пособия в связи с неправильным применением норм законодательства о пособиях не связана с нарушением порядка совершения математических расчетов. Поэтому неправильное применение работодателем законодательства при исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в результате которого происходит излишняя выплата работнику пособия, не является счетной ошибкой. В связи с этим в таких случаях правовых оснований требовать с работника возврата излишне выплаченной ему суммы пособия не имеется” .

ФСС РФ

Итак, счетной ошибкой, прежде всего, будет неправильный результат при сложении, вычитании, делении, умножениип. 5 разд. «Споры, возникающие из трудовых отношений» Обзора судебной практики Приморского краевого суда по рассмотрению гражданских дел в кассационном и надзорном порядке в первом полугодии 2010 года от 01.07.2010 . Например, бухгалтер неверно посчитал: 10 000 руб. х 60% = 8000 руб.

Также счетными ошибками считаются описки и опечатки, допущенные при расчете пособий или внесении данных в бухгалтерскую программу. Например, вместо 3600 руб. написали 6300 руб.

Большинство расчетов сейчас выполняют бухгалтерские программы. И если ошибка в расчетах произошла из-за сбоя программного обеспечения (например, произошло двукратное начисление одной той же суммы), то судебная практика рассматривает это как счетную ошибкуКассационное определение Новосибирского областного суда от 20.01.2011 № 33-126/2011 .

Но если ошибка произошла из-за того, что настройки бухгалтерской программы не были скорректированы в связи с изменением законодательства, то ошибку в расчетах пособий по этой причине нельзя считать счетной. Как нельзя считать счетной ошибку, которая связана с неправильным применением законодательства. Например, вы не исключили из заработка для расчета пособия выплаты, на которые не начисляются страховые взносы.

В подобных ситуациях суммы, не принятые к возмещению ФСС, придется компенсировать за счет средств организациип. 3 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» ; ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ ; Постановление ФАС ПО от 03.05.2011 № А12-17388/2010 . Правда, работник может добровольно вернуть эту сумму путем внесения денег в кассу организации или погашения этой суммы из зарплаты.

Порядок удержания

Законодательство о пособиях не определяет порядок взыскания с работника излишне выплаченного пособия в двух рассмотренных выше случаях. С вопросом о том, можно ли в такой ситуации применить правила статей 137 и 138 ТК РФ об удержании излишних выплат работнику, мы обратились в ФСС.

Из авторитетных источников

“ При удержании излишне выплаченных сумм пособий нормы ТК об удержании (статьи 137, 138 ТК РФ) не применяются.

Таким образом, сроки для взыскания излишне выплаченной суммы пособия законодательством не установлены. Взыскание производится при последующей выплате пособия (заработной платы).
Однако следует иметь в виду, что излишне выплаченная сумма пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком может быть удержана только с письменного согласия работникаПисьмо ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922 , которое оформляется как заявление, или по решению суда” .

ФСС РФ

Заметим, что Закон № 255-ФЗ прямо не устанавливает необходимость получения согласия работника на удержание переплаты пособия в результате счетной ошибки, а уж тем более в результате недобросовестности самого работника. Но лучше хотя бы проинформировать работника об удержании.

Также нет каких-либо требований к документальному оформлению удержания. Посмотрим, как это делают на практике.

Оформляем удержание с недобросовестного работника

На основании решения ФСС об отказе в возмещении пособия из-за того, что больничный лист фальшивый, или ответа из ФСС о том, что сведения о зарплате и страховом стаже работника ложные, вам достаточно издать приказ об удержании и ознакомить с ним работника.

Общество с ограниченной ответственностью «Светоч»

г. Москва

Приказ № 53

На основании решения ФСС от 01.09.2011 об отказе в возмещении пособия по временной нетрудоспособности в размере 3287,67 руб. (трех тысяч двухсот восьмидесяти семи руб. 67 коп.) по листку нетрудоспособности от 16.06.2011, серия АА 5323454, выданному кладовщику Зацепину И.И., в связи с тем, что данный листок нетрудоспособности фальшивый, и ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Удержать из заработной платы Зацепина И.И. излишне выплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности в размере 3287,67 руб.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кирюхину И.Н.

Основание:

1. Решение ФСС от 01.09.2011.

Оформляем удержание при счетной ошибке

Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Составляем бухгалтерскую справку, отражающую суть допущенной ошибки .

Если на момент составления справки неизвестно, как будет «перекрыта» переплата, укажите, что исправительные проводки в бухучете будут составлены позднее.

Бухгалтерская справка-расчет

05.09.2011 наладчику оборудования Белоусову И.К. было выплачено на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 в размере 10 960 руб. вместо 8960 руб.
Переплата в размере 2000 руб. произошла по причине сбоя в бухгалтерской программе, что подтверждается актом системного администратора от 02.09.2011.
Исправительные проводки в бухучете будут сделаны после издания приказа об удержании суммы переплаты.

ШАГ 2. Составляем акт комиссии о признании ошибки счетной .

Конечно, можно ограничиться только приказом об удержании. Но если работник захочет оспорить удержание излишне выплаченного пособия, то квалификация ошибки как счетной будет более весомой, если выявленную ошибку признает счетной специально созданная приказом руководителя комиссия. В нее могут войти, например, руководитель организации, работники бухгалтерии, кадровой службы. И эта комиссия составит акт в произвольной форме.

Общество с ограниченной ответственностью «Факел»

г. Москва

Акт о признании счетной ошибки

06.09.2011 главным бухгалтером Холиной А.В. было выявлено, что 05.09.2011 наладчику оборудования Белоусову И.К. было выплачено на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 в размере 10 960 руб. (десяти тысяч девятисот шестидесяти руб. 00 коп.) вместо 8960 руб. (восьми тысяч девятисот шестидесяти руб. 00 коп.).
Переплата в размере 2000 руб. (двух тысяч руб. 00 коп.) произошла по причине сбоя в бухгалтерской программе, что подтверждается актом системного администратора от 02.09.2011 и бухгалтерской справкой-расчетом от 06.09.2011.

Комиссия постановила:

1. Признать излишнюю выплату пособия в размере 2000 руб. счетной ошибкой.
2. Удержать из заработной платы Белоусова И.К. излишне выплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности в размере 2000 руб. согласно ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Холину А.В.

ШАГ 3. Уведомляем работника об удержании .

Можно просто ознакомить работника с актом комиссии или приказом об удержании под роспись. А можно вручить работнику отдельное письменное уведомление в произвольной форме. Тогда составьте его в двух экземплярах (один для работника, второй оставьте себе).

Исх. № 18-23
от 06.09.2011

Наладчику оборудования
Белоусову И.К.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Игорь Константинович, уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой (акт о признании счетной ошибки от 06.09.2011) Вам было излишне выплачено пособие по временной нетрудоспособности за период с 22.08.2011 по 29.08.2011 на основании листка временной нетрудоспособности от 22.08.2011 № 000 532 345 401 в размере 2000 руб. (двух тысяч руб. 00 коп.).
В соответствии с ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» сумма пособия, излишне выплаченная в результате счетной ошибки, может быть с Вас взыскана. Удержание будет производиться в размере не более 20% суммы, причитающейся Вам при каждой последующей выплате заработной платы. В случае Вашего увольнения оставшаяся задолженность будет взыскана с Вас в судебном порядке.

Производим удержание излишне выплаченного пособия из зарплаты работника

С каждой выплачиваемой работнику на руки суммы вы удерживаете не более 20% до полного погашения излишне выплаченного пособия.

Если же работник уволится и вы не сможете удержать с него всю нужную сумму, то задолженность придется взыскивать через судч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ ; ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ ; п. 85 Порядка .

Отражаем в налоговом учете и отчетности

Пособия по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет НДФЛ не облагаютсяп. 1 ст. 217 НК РФ . И если вы переплатили эти пособия, то НДФЛ корректировать не придется. А вот с излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности был излишне удержан НДФЛп. 1 ст. 217 НК РФ . Следовательно, его нужно вернуть работникуп. 1 ст. 231 НК РФ . Кроме того, на суммы переплаты любого из указанных пособий были уменьшены страховые взносы в ФСС, что привело к их занижению. Как же после обнаружения ошибки скорректировать НДФЛ и взносы?

Возвращаем излишне удержанный с пособия по временной нетрудоспособности НДФЛ

ШАГ 1. Письменно сообщите работнику о том, что с него был излишне удержан НДФЛ, не позднее 10 рабочих дней после того, как был издан приказ (акт комиссии) об удержании излишне выплаченной суммы пособия. В принципе, сообщить об этом можно и в самом уведомлении об удержании с работника излишне выплаченного ему пособия.

ШАГ 2. Потребуйте у работника заявление на возврат НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ .

ШАГ 3. Уменьшите долг работника на сумму излишне удержанного НДФЛ. Отдельно перечислять эту сумму на счет работника не нужно.

ШАГ 4. В месяце удержания излишне выплаченной суммы пособия в справке 2-НДФЛ отразите начисленный доход работника за минусом суммы пособия, которую вы удержали. А сумму НДФЛ за этот месяц уменьшите на сумму налога с излишне выплаченного пособия. В регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ в месяце выплаты пособия ничего корректировать не нужно.

Корректируем страховые взносы

Поскольку из-за излишней выплаты пособия вы занизили страховые взносы в ФССч. 1 ст. 18 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ); ч. 1 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ , то, чтобы избежать штрафач. 4 ст. 17 Закона № 212-ФЗ , нужно сначала доплатить взносы и заплатить пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочкич. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ ; ч. 5, 6 ст. 25 Закона № 212-ФЗ . И только после этого корректировать отчетность.

Если вы излишне выплатили пособие в предыдущем отчетном периоде, то вам нужно представить в свое отделение ФСС уточненную форму-4 ФССприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н за тот период, в котором было переплачено пособиеч. 1, 4 ст. 17 Закона № 212-ФЗ . Для этого на сумму удержания нужно уменьшить сумму начисленных пособий в месяце, когда было переплачено пособие, и отразить полученный результат в строке 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» таблицы 1 формы-4 ФСС.

Если же вы и переплатили пособие, и выявили ошибку в текущем отчетном периоде, то вам нужно только заплатить пени. А в отчетности в ФСС за текущий период вы просто укажете уже правильную сумму начисленных пособий.

К счастью, соцстраховские пособия не облагаются пенсионными взносами и взносами на медстрахп. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» ; п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Так что корректировать эти взносы не придется. А значит, не нужно подавать уточненные форму РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и персонифицированную отчетность.

Нашу компанию недавно проверил ФСС России. Выясни-лось, что главный бухгалтер (по невнимательности, как она сказала) начислила по одному больничному на 900 руб. больше, чем следовало. Теперь нужно вернуть сумму переплаты. Ситуация осложняется тем, что главбух, будучи на взводе, вместо того чтобы нормально поговорить с «облагодетельствованным» сотрудником, все ему объяснить и попросить добровольно вернуть деньги, стала ему угрожать. В итоге тот отдавать деньги отказался… Обязан ли вообще работник возвращать сумму переплаты по больничному?

Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Федеральный закон № 255-ФЗ) :

• регулирует правоотношения в системе обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• определяет круг лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• устанавливает виды обязательного страхового обеспечения;
• регламентирует права и обязанности субъектов обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• определяет условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Но дает ли этот закон право удержать излишне начисленную сумму по листку нетрудоспособности? Давайте разбираться.

ВАЖНО!

Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В рассма триваемой ситуации федеральным законом, позволяющим производить удержания, является Федеральный закон № 255-ФЗ

По общему правилу в силу п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ суммы пособий по временной нетрудоспособности, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы.

Исключения (куда же без них!) составляют случаи:

• недобросовестности со стороны получателя;
• счетной ошибки.

Если будут установлены счетная ошибка или недобросовестность сотрудника, работодатель сможет вернуть излишне выплаченное, удерживая до 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы.

Под недобросовестными действиями работника понимаются представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия; сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер; другие случаи (например, представление фальшивого больничного листа).

Главная сложность заключается в том, что в действующих нормативных актах нет определения счетной ошибки. Раньше это понятие расшифровывалось в постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию», которое в настоящее время утратило силу и не применяется. Под счетной ошибкой понималась именно арифметическая ошибка.

Наша справка

Листок нетрудоспособности выполняет важные функции:

финансовую - дает право на получение пособия по государственному социальному страхованию;

юридическую - подтверждает право на освобождение от работы на период болезни и свидетельствует об уважительном характере причины отсутствия на работе (ст. 192 Трудового кодекса РФ) ;

статистическую - является формой федерального государственного статистического наблюдения для составления отчета и анализа заболеваемости с временной утратой трудоспособности (Методические рекомендации по расчету статистических показателей здоровья населения и деятельности организаций здравоохранения, утв. Минздравсоцразвития России 24.05.2005, постановление Госкомстата России от 29.06.1999 № 49 «Об утверждении годовых форм федерального государственного статистического наблюдения за заболеваемостью населения, профилактическими прививками и медицинской помощью женщинам и детям») .

В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 сказано, что счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Иными словами, счетная ошибка - это неправильный результат, полученный при сложении, вычитании, делении, умножении. Однако в настоящее время большую часть расчетов выполняют не люди, а бухгалтерские программы. И если ошибка в расчетах произошла из-за сбоя программного обеспечения, суды рассматривают ее как счетную (кассационное определение Новосибирского областного суда от 20.01.2011 № 33-126/2011, определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012). К счетным также причисляют механические ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу.

Что не является счетной ошибкой?

1. Неправильное применение законодательства.

2. Неправильное применение локальных нормативных актов работодателя.

3. Невнимательность или недостаточная квалификация бухгалтера.

Если бухгалтером при начислении суммы пособия по временной нетрудоспособности была допущена счетная ошибка, это нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку или составить бухгалтерскую справку, возможно составление акта об обнаружении счетной ошибки (пример 1) .

Работника необходимо уведомить о допущенной ошибке и о том, что с него будет удержана излишняя выплата (пример 2) .

Для удержания сумм переплаты из заработка сотрудника работодатель издает соответствующий приказ (пример 3) .

Прочитайте полезные статьи

Сотруднику был излишне выплачен больничный лист в 2015 году. В январе 2016 г. б/лист пересчитали и сотрудник внес излишне выплаченные деньги в кассу. Какие проводки я должна сделать в ПКО? Если делаю Дт 50 Кт 70, то ФОТ не идет на сумму пересчета б/листа. Должен ли быть задействован 69 сч? Сотрудник не уволился. Он продолжает числиться в организации и внес в кассу сумму излишне выплаченного лица. Какую проводку нужно сделать именно по приходу в кассу? Если делаю Дт 50 Кт 70 - то общий фонд з/платы увеличивается на сумму прихода в кассу

Вначале Вам нужно сторнировать ранее начисленное пособие:

Д 20,26,44 – К 70 СТОРНО – на сумму за счет работодателя

Д 69.1- К 70 СТОРНО – на сумму пособия за счет ФСС

Затем перенесите излишне начисленное пособие на счет 73: Д 73 – К 70

При внесении работником суммы пособия в кассу сделайте проводку Д 50 – К 73

Обоснование

1. Из рекомендации
   Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть сумму пособий и других выплат, если ФСС России отказал в возмещении расходов

Как скорректировать ошибочную выплату в бухучете

Если вы не намерены оспаривать решение территориального отделения фонда в суде, то все операции, связанные с начислением и выплатой такого пособия, будут являться ошибочными. И значит, такие ошибки надо исправить в бухучете и бухгалтерской отчетности (п. 4 ПБУ 22/2010). При этом не важно, вернул сотрудник переплату или нет. О том, как внести исправления в бухучет см. Как исправить ошибки в бухучете и бухгалтерской отчетности .

Сумму больничных пособий (пособий, связанных с рождением ребенка), в возмещении расходов на которые ФСС России отказал, переведите на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если человек уже уволился):

Дебет 73 (76) Кредит 70
– переведена задолженность сотрудника в сумме ошибочно выплаченного пособия (переплаты).

Особая ситуация с пособием на погребение. Никаких дополнительных проводок на сумму ошибочно выданного пособия (переплату) делать не нужно. Дело в том, что данное пособие изначально учитывают на счете 73 или 76. Так что сумму ошибочно выплаченного пособия на погребение (переплаты) продолжайте учитывать на счете 73 (76) до момента возврата денег или списания на затраты .

Сотрудник добровольно вернул деньги: бухучет

Если сотрудник добровольно возвращает сумму ошибочно выплаченного пособия в кассу или на банковский счет организации, то в учете надо сделать всего лишь одну запись:

Дебет 50 (51) Кредит 73 (76)
– возвращена сотрудником сумма ошибочно выплаченного пособия (переплаты).

2. Из статьи журнала «Зарплата», №12, декабрь 2014
Пять ошибок в расчете пособий

Как исправить ошибку с завышением суммы пособия

Неправильное применение норм Закона № 255-ФЗ не может быть признано счетной ошибкой. Взыскать сумму переплаты с получателя пособия нельзя. Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ.

ПРИМЕР 2

В расчетном периоде работница болела

Сотрудница ООО «Соломенная сторожка» В.А. Кукушкина болела с 11 по 20 августа 2014 года включительно (10 календарных дней). В компании она трудится с 23 мая 2013 года. Это ее первое место работы.

Расчетный период - 2012-2013 годы. В 2013 году сумма учитываемого заработка составила 245 000 руб. В расчетном периоде (в 2013 году) работница была временно нетрудоспособна на протяжении 8 календарных дней.

При расчете пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер по ошибке исключила 8 календарных дней из расчетного периода и разделила сумму учитываемого заработка на 722 календарных дня (730 календ. дн. – 8 календ. дн.) вместо 730.

Дневная сумма пособия составила 203,6 руб. (245 000 руб.: 722 * 60%) вместо 201,37 руб. (245 000 руб.: 730 * 60%). Пособие начислено 5 сентября 2014 года.

Ошибка обнаружена 15 декабря 2014 года. Переплата списана за счет собственных средств компании и признана доходом работника. Налог на доходы физичиских лиц с него уплачен 16 декабря 2014 года.

В этот же день платежным поручением № 564 компания перечислила недоимку по страховым взносам в ФСС РФ в сумме переплаты, а платежным поручением № 565 - сумму пеней за несвоевременную уплату страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Компания применяет совокупный тариф страховых взносов 30%. Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.

Какими проводками отразить исправление ошибки?

Решение

Рассчитаем общую сумму переплаты

Переплата равна 22,3 руб. [(203,6 руб. – 201,37 руб.) * 10 календ. дн.], в том числе:

- за первые три дня нетрудоспособности - 6,69 руб. [(203,6 руб. – 201,37 руб.) *3 календ. дн.],

- за остальные семь дней - 15,61 руб. (22,3 руб. – 6,69 руб.).

Исправительные проводки

Дебет 20 Кредит 70

- 6,69 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма пособия за первые три дня временной нетрудоспособности;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Кредит 70

- 15,61 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма пособия по временной нетрудоспособности за 7 дней, оплачиваемых за счет средств ФСС РФ;

Дебет 91-2 Кредит 70

- 22,3 руб. - сумма переплаты списана за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.

Если в переданных сведениях о начислении пособия ФСС обнаружил ошибку, которая привела к переплате пособия, обязана ли компания возместить ущерб фонду?И можно ли эту сумму удержать из зп сотрудника, которому фонд переплатил пособие?

Вопрос: Компания передала в ФСС данные в электронном виде для начисления пособия по временной трудоспособности с ошибкой. Ошибка привела к переплате фондом пособия в размере 1100руб. ФСС прислали в адрес компании претензию с просьбой возместить ущерб, так как переплата возникла по вине фирмы.Вопрос: 1. Обязана ли компания возместить ущерб фонду?2. Если да, то можно эту сумму удержать из заработной платы сотрудника, которому фонд переплатил пособие (какие документы при этом следует оформить)?

Ответ:

1. Да, обязана. Если в переданных сведениях о начислении пособкомпаниия ФСС обнаружил ошибку, которая привела к переплате пособия, работодателя обяжут возместить фонду излишне выплаченные суммы (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294).

2. Удержать у сотрудника излишне выплаченную сумму без его согласия возможно в случае, если переплата произошла из-за счетной ошибки (ошибка, допущенная при арифметических подсчетах) или неправомерных действий сотрудника. В остальных случаях вернуть переплату или удержать из заработной платы лишнюю сумму можно только с согласия сотрудника. Если сотрудник согласен на удержание переплаты из заработной платы, то попросите его написать заявление. На основании заявления можете издать приказ об удержании из зарплаты сотрудника излишне выплаченной суммы пособия. В приказе укажите полную сумму излишне выплаченного пособия. В случае отказа сотрудника возвращать переплату. организация вправе взыскать её через суд.

Обоснование

Как платить пособия и отчитываться в ФСС, если ваш регион в пилотном проекте

Отказ в выплате средств

Как отразить в бухгалтерском учете и при налогообложении сумму пособий, если ФСС России отказал в возмещении расходов

Как действовать, если получили отказ от ФСС

О том, что вашей организации отказано в возмещении расходов, территориальное отделение ФСС сообщит в мотивированном решении. Такой документ сотрудники фонда направят вам в течение трех рабочих дней с даты, когда решение было вынесено (ч. 5 ст. 4.6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Форма такого решения утверждена приказом ФСС от 25.01.2017 № 10 . Если с решением фонда вы не согласны, то можете обжаловать его в региональном отделении ФСС или в суде (ч. 6 ст. 4.6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если же возражений с вашей стороны нет, то можно пойти по одному из следующих путей:

Кроме того, работодатель может и не удерживать (не взыскивать) с сотрудника ошибочно выплаченное пособие или то, что выдали ему сверх положенного (). Тогда в бухгалтерском учете затраты на такие выплаты включите в состав прочих расходов. А вот в налоговом учете ошибочно выплаченные сотруднику и не возвращенные им (не взысканные с него) суммы не учитывайте.

Возможно и такое, что по решению руководителя организации с сотрудника взыскивают частично, а не полностью. Так позволяет поступить Трудового кодекса. Тогда в бухучете в состав прочих расходов включите только ту часть, которую не удалось взыскать с работника. Остальное вы удержите из зарплаты сотрудника .

Организация удерживает деньги с сотрудника: бухучет

Сумму пособия, излишне выплаченную, можно удержать из зарплаты сотрудника или последующих сумм пособия в следующих случаях:

1) переплата произошла в результате счетной ошибки. Под таковой понимается ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 , определение Верховного суда от 20.01.2012 № 59-В11-17);

2) недобросовестные действия сотрудника (например, он представил документы с неверными сведениями или подложные).

К ак оформить согласие сотрудника на удержание сумм социального пособия из его зарплаты. ФСС отказал в возмещении пособия

Попросите сотрудника написать заявление.

Удержать деньги из зарплаты сотрудника можно только с его письменного согласия и только когда это прямо предусмотрено законодательством.

В трудовом законодательстве нет ответа на вопрос, в каком виде должно быть получено согласие сотрудника на удержание из его зарплаты излишне выплаченных сумм - устно или письменно. Но чтобы в дальнейшем избежать недоразумений (например, сначала сотрудник устно согласился, а потом стал предъявлять претензии), лучше зафиксировать согласие письменно - пусть человек напишет заявление . Такой вывод следует из положений Трудового кодекса.