Экспертное сообщество по ремонту ванных комнат

Кто входит в рабочую группу проекта строительства. Регламент рабочей группы

Администратор проекта (руководитель Проектного Офиса)- сотрудник, отвечающий за прием, выдачу и хранение всей документации, полученной в ходе проектной деятельности, а также за организацию документооборота управления проектами. (Обязательно включается в состав рабочей группы проекта.)

Заинтересованные стороны проекта — это лица или организации (например, заказчики, спонсоры, исполнитель, финансовый директор, пользователи и пр.), интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта.

Заказчик — подразделение или должностное лицо, являющееся основным потребителем результатов проекта и предъявляющее к продукту проекта функциональные требования.

Инициатива — устное или письменное предложение сотрудника компании в произвольной форме, переданное секретарю. В результате обработки инициативы процессным офисом она переводится в Заявку или отклоняется.

Инициатор проекта — лицо, подающее заявку на открытие проекта.

Исполнитель (внешний или внутренний) — организация или подразделение, осуществляющее исполнение проекта (разрабатывающая Продукт проекта).

Карточка проекта — краткое описание проекта, предназначенное для инициации проекта. Утверждается Генеральным директором, если проект класса, А, В и Заказчиком, если проект класса С.

Куратор проекта (в крупных проектах) — лицо, наделенное полномочиями по решению вопросов, выходящих за рамки полномочий Менеджера проекта и Рабочей группы проекта. Куратором может быть генеральный директор или лицо, представляющее интересы проекта перед Генеральным директором общества.

Менеджер проекта — специально назначенный сотрудник, наделенный необходимыми полномочиями и выполняющий все функции по организации исполнения проекта. Менеджер проекта ведет проект от начала до конца.

План-график проекта — документ, утвержденный Генеральным директором, предназначенный для исполнения и управления проектом.

Продукт проекта — объект, появляющийся в результате исполнения проекта (новый бизнес-процесс, улучшенный бизнес-процесс, предоставленная услуга, информационная система и пр.).

Проект — ограниченное во времени и ресурсам уникальное мероприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Прямой руководитель — должностное лицо, которому подчиняется сотрудник или подразделение согласно организационной штатной структуре.

Проектная структура (проектная, матричная, функциональная )- это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Когда проект завершен, команда распускается. Ее члены переходят в новый проект, возвращаются к постоянной работе в своем «родном» отделе или уходят из организации.

Рабочая группа проекта — временно создающаяся организационная единица, являющаяся координационным центром управления отдельным проектом. Рабочая группа может быть расширенная и/или постоянная (боевая).

  • 1 уровень — терминологию проектов знают все
  • 2 уровень — понятные роли в проекте для всех
  • 3 уровень — соблюдение методологии проектов
  • 4 уровень — контроль методологии проектным офисом
  • 5 уровень — регулярная оценка и обмен опытом

Техническое задание — документ или комплект документов, описывающий постановку задачи на разработку Продукта проекта.

Устав проекта — документ, утвержденный Куратором проекта, с описанием первоначальных требований, удовлетворяющих потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта.

Участники проекта — лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта. Участники также могут влиять на цели и результаты проекта.

Эксперт проекта — профессионал, обладающий компетенцией в области, относящейся к проекту.

ПОРЯДОК

деятельности Рабочих групп в _______

  1. 1. Общие положения.

1.1. Настоящий Порядок регламентирует процесс деятельности рабочих групп при разворачивании проекта …….

1.2. Определение: Рабочей группой (РГ) является коллектив сотрудников ………, сформированный решением Генерального директора …… на определенный срок для разворачивания проекта TPS.

1.3. Рабочая группа призвана объединить в своем составе сотрудников, навыки и квалификация которых оптимальным образом отвечают достижению целей и решению задач, поставленных перед данной рабочей группой.

  1. 2. Классификация Рабочих групп в ______.

2.1. Классификация Рабочих групп в …….. проводится по признакам: отражение в штатном расписании ……… (проектные / временные ) и время действия (на долгосрочной основе / на краткосрочной основе ). Согласно этим признакам существуют 2 вида рабочих групп:

Проектные (штатные) рабочие группы получают отражение в штатном расписании ……. Данные рабочие группы наиболее приближены по своему статусу к отделам. Их создание связано с решением долгосрочных задач разворачивания проекта ……..

Временные (внештатные) рабочие группы не отражаются в штатном расписании ……. и образуются для решения в ограниченный (краткосрочный) промежуток времени задач требующих привлечения специалистов из других подразделений и пр. (например: для реализации кайдзен-прорыва по определенном направлению (шагу, этапу) проекта). По своей сути внештатные рабочие группы являются временными.

  1. 3. Формирование Рабочих групп.

3.1. Решение о формировании рабочей группы принимает Генеральный директор ……..
Данное решение отражается в:

q Распоряжении о создании РГ (Приложение 1);

q Приказе об организационно-штатных изменениях (для проектных рабочих групп) (Приложение 2).

3.2. В Распоряжении (см. Приложение 1 ) о создании рабочей группы (РГ) отражаются:

q Цель создания РГ - обозначение проблематики шага (этапа) проекта, совершенствование которого является причиной создания данной РГ;

q Название РГ ;

q Состав РГ - список сотрудников ……, входящих во РГ, с указанием должности, функциональной роли в рамках данной РГ и временных ресурсов (занятость) члена РГ по отношению к основной деятельности (max 50%);

q Задачи РГ - планируемый результат деятельности РГ;

q Сроки выполнения поставленных задач ;

q Форма итоговой отчетности по деятельности РГ ;

q Ответственное лицо РГ (должность) за предоставление периодичной и итоговой отчетности;

q Срок деятельности РГ - временной интервал, по прошествии которого группа должна быть расформирована, переформирована или ее задачи должны быть пересмотрены. В данном пункте также определяется порядок расформирования РГ (например, распоряжением Генерального директора, по предоставлению итогового отчета, по истечении срока деятельности и т.д.);

q Куратор деятельности РГ от Совета проекта.

3.3. Проект Распоряжения о создании РГ в обязательном порядке должен пройти согласование руководителей подразделений членов РГ.

3.4. Распоряжение о создании РГ доводится до всех членов РГ и лиц, курирующих ее деятельность.

3.5. Образование проектной (штатной) рабочей группы проводится согласно Приказу Генерального директора об организационно-штатных изменениях (Приложение 2). В Приказе должны быть отражены:

q Название Рабочей группы;

q Основные функции Рабочей группы;

q Должностные изменения , связанные с образованием Рабочей группы;

q Куратор Рабочей группы

  1. 4. Статус Рабочей группы.

4.1. Рабочая группа, как любой сформированный коллектив сотрудников, характеризуется статусом , определяющим место и роль группы в управленческой иерархии подразделений ……., характеризующим полномочия, обязанности, ответственность, привилегии и пр. в деятельности членов РГ.

4.2. Максимальным статусом для Рабочей группы является статус Отдела .

4.3. Для рабочих групп ……. применяется следующая классификация:

Группы

Параметр

ПРОЕКТНЫЕ (штатные)

ВРЕМЕННЫЕ (внештатные)

Полномочия

Утверждаются Должностные и Персональные полномочия для членов РГ. В Должностных полномочиях фигурирует должность сотрудника в РГ согласно штатному расписанию.

Утверждаются только Персональные полномочия со сроком действия, соответствующим сроку действия РГ

Временные ресурсы

Полная занятость

Деятельность

Мотивация

В рамках действующих правил на предприятии ……

На весь период действия РГ устанавливается фиксированный мотивационный фонд. В рамках данного фонда руководитель РГ проводит мотивацию (премирование) ее членов как в период действия РГ, так и по результатам деятельности в целом. Руководитель РГ также имеет право инициировать наложение взыскания на сотрудников РГ (в соответствии с действующими в …….. правилами).

  1. 5. Деятельность РГ.

5.1. Деятельность РГ осуществляется под руководством руководителя РГ и куратора от Совета проекта.

5.2. Руководитель РГ имеет полномочия принимать решения по всем вопросам в рамках деятельности группы. При возникновении спорных вопросов между членами РГ и руководителем, члены РГ имеют право выносить их на согласование с куратором РГ от Совета проекта. При возникновении противоречий по вопросам временных ресурсов (занятости) сотрудников в рамках РГ решения должны приниматься по согласованию руководителя РГ и начальника подразделения по "основному месту работы" сотрудника. Преимуществом в данном вопросе обладает начальник подразделения "по основному месту работы" члена РГ.

5.3. Исходя из Цели и Задач РГ, подготавливается План мероприятий РГ по форме (см. Приложение 3 ), в котором отображаются:

q Запланированные мероприятия РГ для решения поставленных задач;

q График рабочих встреч и других периодических мероприятий членов РГ;

q График контрольных мероприятий деятельности РГ.

Ответственным за подготовку Плана мероприятий РГ является руководитель РГ. Срок подготовки Плана мероприятий РГ - 5 рабочих дней с момента получения Распоряжения (если иное не указано в Распоряжении).

5.4. Утверждение Плана мероприятий проводит куратор от Совета проекта. Срок утверждения Плана, при условии отсутствия замечаний, составляет 2 рабочих дня.

5.5. В соответствии с Планом рабочей группой проводятся мероприятия для достижения поставленных задач в течение всего срока деятельности. При необходимости, данный план может корректироваться (с утверждением изменений у куратора РГ). Первоначальная редакция Плана мероприятий РГ, вместе с утвержденными изменениями к нему, являются основными документами, регламентирующими деятельность РГ.

5.6. Проведение периодических мероприятий состава РГ (совещания, рабочие встречи, отчеты и др.) осуществляется согласно плану согласованному с куратором РГ.

  1. 6. Отчетность и завершение деятельности РГ.

6.1. По истечении срока деятельности РГ (или особого распоряжения Генереального директора) на имя Генерального директора ……. предоставляется итоговый отчет о деятельности РГ в письменной форме (копия куратору), если другая форма не определена в Распоряжении о создании РГ (например, доклад на совещании, проект, контрольный листок и т.д.). К отчету может прикладываться дополнительный материал, отражающий результат деятельности РГ, предложения по дальнейшему решению задач, поставленных перед РГ, предложения по премированию членов РГ и пр. Срок предоставления итогового отчета - не позднее 5 рабочих дней после даты окончания срока деятельности РГ. Ответственный за предоставление - руководитель РГ.

6.2. На основании итогового отчета Генеральным директором ….. выносится оценка деятельности РГ, состоящая из общей оценки деятельности РГ, оценки решения поставленных задач, а также другой информации оценочного или рекомендательного характера.

6.3. Согласно пункту о прекращении деятельности РГ (см. Распоряжение о создании), Генеральным директором принимается решение о завершении деятельности (или пересмотре задач, продолжении действия) рабочей группы, которое закрепляется Распоряжением Генерального директора (резолюцией на итоговом отчете).

  1. 7. Архивирование материалов деятельности РГ.

7.1. При завершении деятельности РГ ее руководителем или назначенным им сотрудником формируется пакет ключевых документов, отражающих деятельность РГ, а именно:

q Копия распоряжения Генерального Директора ……, на основании которого была сформирована РГ;

q Согласованный план мероприятий РГ со всеми изменениями и приложениями;

q Итоговый отчет о деятельности РГ (с приложениями, если таковые имеются), подписанный Генеральным директором;

q Распоряжение Генеральным директора о прекращении деятельности РГ (если таковое имеется).

Пакет ключевых документов передается в Управляющего исполнительного комитета (УИК), срок предоставления - 5 рабочих дней с даты Распоряжения о прекращении деятельности РГ (резолюции на итоговом отчете). Ответственный за предоставление - руководитель РГ.

7.2. Данный пакет документов проходит регистрацию уполномоченным сотрудником УИК и заносится в архив документов ………. по стандартной процедуре.

_________________________ /_________/ «___» ___________ 200_ г.

(Подпись)

Согласовано :

Зарегистрировано :

№ _____ _____________ /_____________/ «___»________ 200_ г.

Доведено :


Приложение 1

РАСПОРЯЖЕНИЕ №____

О создании Рабочей группы (РГ)

Организовать следующую Рабочую группу:

Параметр:

Значение:

Название РГ

Цель создания

Состав РГ

Ф.И.О.

Должность

Роль в РГ

Занятость, % (max 50%)

Задачи РГ

Задача

Дата выполнения
(план)

Форма итоговой отчетности

Форма отчетности

Ответственный за предоставление

Срок действия РГ

Примечания

_______________ /___________/

(должность, подпись, ФИО)

«____»_________________200_ г.

Доведено:


Приложение 2

РАСПОРЯЖЕНИЕ №____

о создании Проектной Рабочей Группы (ПРГ)

Организовать следующую Рабочую Группу:

Параметр:

Значение:

Название ВРГ

Цель создания

Ожидаемый результат

Состав РГ
(список участников с указанием должностей и функциональной роли в рамках РГ)

Ф.И.О.

Должность

Роль в РГ

(Руководитель, Участник, Администратор)

Занятость, % (max 50%)

Контролируемые укрупненные задачи РГ

(max 5 задач)

Задача

Плановая дата начала и выполнения задачи

Ответственный за результат

Результат

выполнения задачи

Укрупненная задача №1

Укрупненная задача №2

Укрупненная задача №3

Укрупненная задача №4

Укрупненная задача №5

Срок действия РГ

Плановая дата окончания срока действия РГ ________________.

(плановая дата окончания срока действия РГ)

Порядок расформирования

Куратор РГ

Заказчик результатов деятельности РГ

Пункт заполняется в случае, если Генеральный/ функциональный директор не является Заказчиком результатов РГ.

Мотивация участников РГ

Приведена в Приложении 4.

Пункт заполняется вместе с Приложением 4 в случае, если принимается решение о премировании участников РГ.

________________ _______________ / И.О.Фамилия /

«____»_________________200__ г.

Исп: _____________, тел. (_____)

Номер: _____ _______________ ________________.

(Должность) (подпись) (И.О.Ф.)

« ___ » ______________ 200__ г.

Согласовано

<Должность Заказчика ПРГ>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

Руководитель отдела персонала

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность «владельца» трудового ресурса>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность «владельца» трудового ресурса>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

Доведено

<Руководитель ПРГ>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Администратор ПРГ>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность Участника ПРГ>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность Участника ПРГ>

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

Приказ о создании рабочей группы пишется в тех случаях, когда перед директором организации стоит задача по выбору нескольких сотрудников для решения какого-либо важного текущего вопроса.

Любую проблему рабочая группа решает намного оперативнее и качественнее, чем если бы над ней работал один специалист. Более того – иногда случаются ситуации, в которых работникам предприятия для достижения общих целей необходимо действовать сообща.

ФАЙЛЫ

Поводы для составления приказа

Обстоятельств, по которым в работе организации возникает необходимость составления приказа о создании рабочей группы, может возникнуть немало. Например, рабочая группа может понадобиться для:

  • создания локальной нормативной документации;
  • работы над какими-то проектами;
  • оценки производимой продукции;
  • проверки техники и оборудования и т.д.

Кого включить в состав группы

Руководство и администрация каждого предприятия самостоятельно решают, сколько человек и кого именно включить в состав той или иной рабочей группы – в принципе, все зависит от того, над какими именно проблемами этим сотрудникам предстоит совместно работать.

Отметим лишь то, что каждый из них выполняет строго отведенную ему роль, а это значит, что все люди, вошедшие в состав рабочей группы, должны обладать достаточной квалификацией, определенным образованием и опытом работы. Кроме того, они должны уметь взаимодействовать друг с другом, невзирая на личные симпатии и антипатии, поскольку они несут полную солидарную ответственность за результаты своего труда.

В рабочую группу допускается включать не только штатных работников организации (как правило, из разных подразделений), но и сторонних экспертов (особенно, если речь идет о каких-то сложных технологических процессах, оборудовании, технике и т.п.).

Кто составляет приказ

Так как любой приказ формируется всегда от имени руководителя предприятия, то прямая обязанность по его написанию обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или иного приближенного к директору сотрудника, имеющего представление о том, как писать распорядительные документы.

Вне зависимости от того, кто именно занят в формировании приказа, для придания ему легитимности важно соблюсти только одно ключевое требование: чтобы после составления он в обязательном порядке был заверен самим директором.

Общие сведения о документе

Если у вас возникла потребность в составлении приказа о создании рабочей группы, ознакомьтесь с нашими советами и посмотрите приведенный ниже образец документа.

Для начала дадим общие сведения о приказе. Сейчас унифицированного стандарта по составлению распорядительных бумаг нет, так что любой подобный документ работники компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанная и утвержденная форма приказа – по его образцу.

Формируя приказ, руководствуйтесь несколькими простыми правилами.

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование, которое всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…». Оно дает представление об обстоятельствах, послуживших причиной для составления приказа. Кроме того, в бланк вписывается и основание – т.е. ссылка на статью и пункт закона, который дает право для написания данного документа.
  2. Приказ допускается писать на обыкновенном листе любого удобного формата (чаще всего применяется А4) или на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы).
  3. Писать приказ можно от руки (главное, чтобы написано все было четко, разборчиво, без ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
  4. Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается директором (или работником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими упомянутыми в нем лицами. Все автографы должны быть только «живыми», т.е. факсимильные (отпечатанные) подписи в бланке использовать нельзя.
  5. Ставить на приказе печать надо только тогда, когда правило по применению штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике организации. После составления приказ регистрируется в журнале учета распорядительной документации (он должен быть в каждой компании).

Образец приказа о создании рабочей группы

В «шапке» документа пишется:

  • его название (с коротким обозначением смысла);
  • номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом;
  • наименование предприятия;
  • дата, место формирования приказа.

Затем ниже идет основная часть, в которой указывается:

  • обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось составление данного распоряжения;
  • состав рабочей группы – должности, имена-отчества-фамилии сотрудников, выделить среди них главного (председатель и члены группы);
  • конкретные цели и задачи, которые предстоит решить рабочей группе;
  • при необходимости поставить четкие сроки для выполнения возложенных на рабочую группу обязанностей.

В заключение следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель структурного подразделения, председатель рабочей группы).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен так, как полагается, а все заинтересованные лица с ним ознакомятся, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, который несет ответственность за сохранность распорядительных бумаг. В течение всего периода действия приказ должен лежать в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в кабинете, доступ в который для посторонних людей ограничен.

После того, как срок хранения приказа закончится, его можно передать в архив предприятия и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

Ненецкий автономный округ

АДМИНИСТРАЦИЯ

Муниципального образования «Городское поселение «Рабочий посёлок Искателей»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 17.02.2017 № 16

пос. Искателей

Руководствуясь Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил предоставления и распределения субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации на поддержку государственных программ субъектов Российской Федерации и муниципальных программ формирования современной городской среды», Постановлением Губернатора Ненецкого автономного округа -пг «Об организации проектной деятельности в Ненецком автономном округе»:

1. Создать и утвердить состав рабочей группы по реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды». Приложение к настоящему распоряжению.

2. Утвердить положение о рабочей группе по реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды». Приложение к настоящему распоряжению.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Литвина Николая Владимировича, заместителя Главы Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей» по инфраструктурному развитию.

Глава МО «Городское поселение

«Рабочий посёлок Искателей»

Приложение 1

Утверждено

Распоряжением

Рабочей группы по реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды»

Глава МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей»; Председатель рабочей группы

Заместитель Главы Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей» по инфраструктурному развитию, председатель комиссии; заместитель председателя рабочей группы

Начальник Управления инфраструктурного развития и ЖКХ Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей», заместитель председателя;

Председатель Искательского поселкового Совета;

Ведущий специалист по архитектуре, градостроительной деятельности , строительного и жилищного контроля Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей»; член рабочей группы

Ведущий юрисконсульт Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей»; член рабочей группы, секретарь

Директор МУП «Служба Заказчика по ЖКУ пос. Искателей»; член рабочей группы

Председатель Правления региональной общественной организации «Ветераны Геологии НАО»; член рабочей группы

Директор МКУ «Комбинат по благоустройству п. Искателей»; член рабочей группы

Приложение 2

Утверждено

Распоряжением

Положение

о рабочей группе по реализации мероприятий по формированию

комфортной городской среды

Раздел I. Общие положения

1. Настоящее положение определяет порядок деятельности, задачи и компетенцию рабочей группы по реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды» (далее – рабочая группа).

2. Рабочая группа создается в целях выполнения мероприятий по реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды» в 2017 году на территории МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей».

3. Рабочая группа в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации , законодательством Российской Федерации и ненецкого автономного округа, правовыми актами муниципального образования «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей», настоящим положением.

Раздел II. Основные задачи

Раздел III. Полномочия рабочей группы

1. Распределение функций между структурными подразделениями Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей» по вопросам реализации перспективных проектов по развитию городской среды.

2. Подготовка концепции развития городской среды и предложений о внесении изменений и дополнений в Правила благоустройства, содержания и обеспечения санитарного состояния территории муниципального образования «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей».

3. Привлечение к участию в работе рабочей группы, в случае необходимости, специалистов структурных подразделений Администрации МО «Городское поселение «Рабочий поселок Искателей», а также иных специалистов, не вошедших в состав рабочей группы.

4. Направление запросов в предприятия, учреждения и организации для получения необходимой информации, относящейся к ведению рабочей группы.

5. Принятие в рамках своих полномочий решений для обеспечения исполнения основной задачи.

Раздел IV. Организация деятельности рабочей группы

1. Заседания рабочей группы проводятся по мере необходимости. Внеочередные заседания рабочей группы проводятся по предложению председателя рабочей группы или членов рабочей группы.

2. Руководство деятельностью рабочей группы осуществляет председатель рабочей группы.

3. Повестка дня, дата и время проведения заседаний, в том числе внеочередных, определяются председателем рабочей группы.

4. Члены рабочей группы и лица, приглашенные на заседание, предупреждаются о повестке дня заседания, месте и времени проведения очередного заседания не позднее чем за три дня до его проведения.

5. Заседание рабочей группы оформляется протоколом, который подписывают председатель рабочей группы и секретарь рабочей группы.

К протоколу могут прилагаться документы, рассмотренные на заседании рабочей группы.

6. Заседание рабочей группы является правомочным, если на нем присутствует более половины его членов.

7. Секретарь рабочей группы:

Организует подготовку материалов к заседанию рабочей группы;

Информирует членов рабочей группы о месте, времени проведения и повестке дня очередного заседания, обеспечивает необходимыми справочно-информационными материалами;

Направляет протокол заседания председателю рабочей группы, членам рабочей группы и иным лицам, указанным в протоколе в течение трех рабочих дней с даты проведения заседания;

Обеспечивает хранение оригиналов протоколов заседаний рабочей группы.

Управление проектом является сложной задачей. Рабочая группа, созданная для реализации проекта, решает новые задачи, отличающиеся от задач, решаемых существующими функциональными подразделениями.

Между рабочей группой и всей организацией существует устойчивая связь, так как реализация проекта должна осуществляться в сотрудничестве с существующими подразделениями и результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру. Например, введение дистанционной системы образования в вузе должно происходить в сотрудничестве с деканатами, кафедрами и другими подразделениями.

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководителя функционального подразделения). Для управления проектом может быть выделен руководитель. Структура группы по проекту зависит от сложившейся ситуации. Если, например, проект не является сложным (модификация продукта), то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая группа подчиняется руководителю соответствующего отдела.

Если же речь идет о радикальных нововведениях, в составе группы могут быть выделены: технический (рабочий) руководитель, решающий, что и когда должны делать сотрудники; научный (профессиональный) руководитель, отвечающий за качество выполнения работы; руководитель-организатор, обеспечивающий личные интересы сотрудников (зарплата и т. п.).

Руководители образуют координационную группу , в задачи которой входит:

определение цели проекта;

назначение руководителей рабочих групп;

создание рабочих групп;

постановка задачи;

контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы);

Прогнозирования являются стержнем любой торговой системы, вот почему профессионально составленные могут сделать тебя безгранично состоятельным.

принятие решения о продолжении;

роспуск рабочих групп.

Рабочие группы отвечают за выполнение своей части проекта; планирование и контроль, составление отчетов для координирующей группы и всей организации.

При отборе кандидатур в рабочую группу руководствуются следующими критериями:

компетентность и опыт;

наличие специальных знаний в проблемной области;

возможность привлечения к работе;

способность разрешать конфликтные ситуации;

отношение к делу;

личный интерес и мотивация.

Надо учитывать, что руководитель проекта играет решающую роль в организации работы . Поэтому по своим личным качествам, способностям и полномочиям он должен иметь авторитет в глазах руководителей функциональных подразделений .

В практике менеджмента применяется много методик управления рабочей группой. Среди них: планирование (особенно планирование бюджета и контроля за затратами; управление информационными потоками и т. п.). Однако эти методики не являются специальными для рабочей группы, они применяются для управления любыми процессами. Универсальной является процедура организации совещаний по проекту, принятия решений и т. п.

Специфическими инструментами управления проектом являются :

1. Определение проекта и постановка задачи.

2. Установление промежуточных этапов (разделение проекта на отдельные фазы).

Они взаимосвязаны и не могут эффективно функционировать изолированно .

Четкая формулировка проблемы и постановка задачи важна для:

♦ осмысления проекта и установления этапов выполнения;

♦ выделения важнейших проблем;

♦ создания модели обмена информацией;

♦ определения ожидаемых результатов;

нужно продолжать или скорректировать задания;

не надо ли уточнить последний этап;

форма завершения последнего этапа.

Разделение проекта на этапы позволяет контролировать ход его выполнения. Наглядно этапы прохождения проекта представлены на схеме:

Все разделение проекта на этапы должно быть тщательно продумано. Одной из причин неудач в реализации проекта является нечеткая организация сотрудничества и согласованности внутри рабочей группы, а также между рабочей группой и организацией.

Похожие публикации