Авансовый отчет 19.04 бланк. Авансовый отчет
Авансовый отчет - документ, прошедший унификацию, его используют для контроля сотрудника касательно расходов во время командировки.
При указании сумм в данном документе от сотрудника требуется также подтверждение его расходов (чеки, счета-фактуры и т.д.). При выдаче денежных средств сотруднику на другие расходы также заполняется авансовый отчет.
Единственным условием является то, что сотрудник должен являться подотчетным лицом согласно документации (приказу по организации).
Авансовый отчет бланк, что в нём указывается
Лицо, заполняющее данный вид отчета указывает:
название организации;
дату (день, в который составлен отчет);
подразделение (в котором числится данный сотрудник);
свои данные (ФИО, занимаемую должность, табельный номер);
цель получения денежных средств - конкретно на что планируется их потратить (проживание, продукты и т.д.)
С другой стороны бланка сотрудник должен заполнить таблицу, в которой подробно указываются фактические расходы, дата расходов, номера документов, подтверждающих те или иные расходы. На против каждого из пунктов указывается сумма, потраченная на последний. В конце бланк подкрепляется подписью сотрудника. По возвращении из командировки, бланк необходимо сдать в отдел бухгалтерии с прилагаемыми к нему документами, подтверждающими расходы.
Бухгалтер организации, получивший бланк, должен проверить его на отсутствие ошибок, сверить указанные и приложенные документы, подтверждающие расходы. Каждому бланку присваивается уникальный номер.
В пункте «расписка», указывается от кого был принят данный бланк, указывается сумма, которая была потрачена, тот самый уникальный номер, дата произведения расходов и принятия бланка, количество документов, подтверждающих расходы. Закрепляется данный бланк подписью бухгалтера. Расписка отрывается в качестве подтверждения его принятия, после чего отдаётся сотруднику, который отдал бланк.
Бухгалтер в пунктах 7 и 8 указывает сумму, которая была принята к учёту, в пункте 9 требуется указать дебет счета (в котором будут списаны расходы).
Следующим пунктом для выполнения бухгалтером является заполнение таблицы, в которой будет указываться выданная сумма по авансу, и сумма, потраченная фактически. В зависимости от того, есть ли перерасход или остаток, бухгалтер должен будет заполнить соответствующий пункт. В случае наличия остатка, бухгалтер возвращает остаточную сумму согласно приходному кассовому ордеру. Если же получился перерасход, сумма которую требуется возместить сотруднику, выдаётся в соответствии с расходного кассового ордера. Далее заполняется пункт «остаток внесён/остаток выдан в сумме».
Приветствую Вас!!! Как заполнить авансовый отчет, правила заполнения и он-лайн приложение для заполнения авансового отчета — вот основные моменты данной статьи.
Авансовый отчет – основной документ, применяемый для учета наличных денег, выданных сотрудникам компании под отчет. Этот документ является правовым подтверждением того, на какие цели и в каком размере были израсходованы денежные средства подотчетными лицами. При этом основанием для выдачи под отчет денег является приказ о направлении конкретного сотрудника в командировку, изданный руководителем предприятия.
Что нового в заполнении
Унифицированные бланки авансового отчета — форма «АО-1» используются юрлицами всех форм собственности (не включая бюджетные организации, для которых существуют специальные бланки — «0504049») с начала 2002 года.
Подотчетное лицо обязано заполнить бланк авансового отчета (пока что в одном экземпляре) в срок, не позднее трех дней (конечно, рабочих) после возвращения из командировки или же по окончании выданных денег.
Заполнение авансового отчета не составит сложности, главное не забыть отразить все расходы; заполненный экземпляр отчета отдается в бухгалтерию на проверку и на утверждение руководителю компании.
Заполнение авансового отчета
На лицевой стороне бланка сотрудник, который получил под отчет деньги, указывает:
— наименование компании, которая выдала деньги под отчет;
— дату и номер документа;
— наименование отдела, в котором он числится;
— ФИО и должность;
— предназначение аванса (командировка, хозяйственные нужды, покупка материальных ценностей и прочее);
— в таблице необходимо указать сведения о предыдущем авансе, если таковой был (остаток либо перерасход); размер выданного аванса, а также, сколько потрачено денег. Кроме того, необходимо указать их перерасход либо остаток – в рублях и копейках, если такие имели место.
На обратной стороне бланка авансового отчета необходимо указать все документы, которые подтверждают расходы (билеты, квитанции, чеки, накладные и т.д.), их дату и номер, а также общую сумму затрат на основании поданных документов. Внизу, под таблицей, необходимо поставить свою подпись.
Работа бухгалтера
Оставшиеся графы формы «АО-1» заполняет бухгалтерия:
— в таблице «Бухгалтерская запись» проставляются бухгалтерские проводки, указываются номера счетов (если ведутся, то и субсчетов), в которых отображены израсходованные суммы;
— ниже вписывается перечень дополнений к авансовому отчету – это количество прикрепленных документов, которые подтверждают легитимность расходов сотрудника и общее количество листов;
— вписывается прописью проанализированная и утвержденная сумма израсходованных средств, проставляются подписи бухгалтера и главбуха;
— прописывается размер внесенной суммы остатка или выданного перерасхода, пишется дата и номер приходного (расходного) кассового ордера и опять проставляется подпись бухгалтера;
— под линией отреза формы авансового отчета делается отметка о принятии бухгалтером к анализу документов, которые подтверждают расходы сотрудника, получившего под отчет денежные средства. Тут бухгалтер вписывает ФИО сотрудника, ставит дату и номер авансового отчета, пишет прописью потраченную сумму и указывает количество листов и документов, которые подтверждают расходы. В конце обязательно проставляет свою подпись, дату и выдает сотруднику, от которого был принят данный отчет.
Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет в 2016 году (начиная с 2002 года после принятия данной формы) руководитель утверждает своей подписью на лицевой стороне бланка.
У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.
Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.
Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.
Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.
Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.
Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.
Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.
Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.
В каком случае применяется авансовый отчет
Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.
В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.
Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.
Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.
бухпроффи
Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.
Что можно принять к учету
Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.
После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.
Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.
В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.
Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.
После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.
Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.
Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.
Оборотная сторона
На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.
Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.
Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.
Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.
Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.
Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.
После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.
На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.
Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.
Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.
После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .
Авансовый отчет образец заполнения
Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.
Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.
В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.
Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.
На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.
Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.
В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.
Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.
Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.
После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.
Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.
Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.
Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.
При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.
Нюансы
Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.
Авансовый отчет — бланк 2016 скачать бесплатно можно по ссылке с нашего ресурса в считаные секунды. С его помощью оформляется факт использования денежных средств, ранее выданных под отчет.
Каково назначение бланка авансового отчета АО-1?
Основной задачей использования бланка авансового отчета является составление подробного списка расходов с приложением оправдательных документов, произведенных сотрудником из суммы средств, предоставленных ему ранее для строго определенных хозяйственных нужд. Необходимость выполнения указанного действия обусловлена рядом законодательных актов:
- подп. 6.3 п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У;
- п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В качестве основной формы в коммерческих организациях применяется бланк АО-1, введенный в действие постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.
Для оформления документа отводится не более 3 суток с одной из следующих дат:
- завершающий день периода, отведенного работнику на пользование деньгами;
- день, когда сотрудник прибыл из командировки;
- день, когда сотрудник вышел из отпуска или больничного, если окончание отведенного срока использования средств пришлось на него.
При получении формы авансового отчета 2016 года бухгалтер принимает ее для проверки и отдает сотруднику отрывной корешок, являющийся частью бланка. На этом корешке оформляется расписка.
Где скачать бланк авансового отчета по форме 0504505?
Для организаций, находящихся на бюджетном финансировании, используется бланк 0504505, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Надлежащим образом оформить такой авансовый отчет можно с помощью разъяснений, содержащихся в документах об утверждении бланков. Однако гораздо быстрее и качественнее выполнить эту работу можно, если скачать бланк авансового отчета по форме 0504049 бесплатно с сайта.
Также на различных ресурсах можно скачать бланк авансового отчета, а на его основе создать свой рабочий документ.
Возможно ли бесплатно скачать бланк авансового отчета в Word?
Быстро, четко, без сбоев скачать бесплатно бланк авансового отчета можно по ссылке ниже. Его легко использовать со всеми существующими версиями текстовых редакторов и заполнять на компьютере.
Итак, для коммерческих и бюджетных организаций предусмотрены разные формы авансовых отчетов. Любую из них можно загрузить с нашего сайта.
